Kiedy podmioty z Żukowa szukają prawnika od ochrony danych
Żukowo jest siedzibą gminy w powiecie kartuskim, więc działa tu sporo podmiotów, które na co dzień przetwarzają dane wielu osób. Najwięcej pytań mają gabinety lekarskie, stomatologiczne i rehabilitacyjne, bo dane o zdrowiu wymagają szczególnej ostrożności. Właściciele chcą wiedzieć, kto w recepcji może widzieć dokumentację, jak przekazywać wyniki pacjentom i co zrobić z kartami po zakończeniu leczenia.
Drugą grupą są sklepy i punkty usługowe z programami lojalnościowymi, które zbierają numery telefonów i adresy mailowe. Trzecią szkoły i stowarzyszenia, które organizują wycieczki, konkursy i zbiórki.
Nierzadko przychodzi do nas ktoś dopiero po zdarzeniu: po włamaniu do skrzynki pocztowej, zaginięciu pendrive'a z dokumentami albo skardze klienta do Prezesa UODO.
Naruszenie danych w Żukowie: co robimy najpierw, a co potem
Jeżeli naruszenie już się zdarzyło, zaczynamy od niego, a porządkowanie dokumentacji odkładamy na później. Ustalamy, jakie dane wyciekły, ilu osób dotyczą i czy zdarzenie może powodować dla nich ryzyko. W takim przypadku zgłoszenie do Prezesa UODO trzeba co do zasady złożyć w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia (art. 33 RODO). Przygotowujemy treść zgłoszenia i, gdy trzeba, zawiadomienie osób poszkodowanych.
Po opanowaniu sytuacji przechodzimy do wdrożenia lub poprawy RODO: rejestru czynności przetwarzania, upoważnień dla personelu, umów powierzenia z laboratorium, księgową czy firmą informatyczną.
Pacjent albo klient, który uważa, że jego dane wykorzystano bezprawnie, może pozwać podmiot o odszkodowanie. Taką sprawę w pierwszej instancji rozpoznaje sąd okręgowy, dla firmy z Żukowa najczęściej Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Z Żukowa do Gdańska: 15 km i praca w dużej części zdalna
Żukowo dzieli od naszej kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku ok. 15 km w linii prostej. Przy sprawach RODO taka odległość rzadko ma znaczenie, bo większość pracy to analiza dokumentów i rozmowy z osobami w firmie.
Typowy przebieg wygląda tak: pierwsza rozmowa wideo lub telefoniczna, przesłanie mailem wzorów stosowanych dokumentów, nasze pytania uzupełniające i projekty nowych dokumentów do akceptacji. Gdy właściciel woli omówić wszystko twarzą w twarz, spotykamy się w kancelarii w Gdańsku.
Jeśli Prezes UODO wszczyna postępowanie albo ktoś wnosi pozew, prowadzimy korespondencję jako pełnomocnicy. Na rozprawach występuje adwokat Jan Suchanek lub adwokat Jakub Stramski, więc personel gabinetu czy sklepu nie musi przerywać pracy.
Co przygotować, zanim zadzwonią Państwo do kancelarii
Im więcej konkretów na starcie, tym szybciej ocenimy, co trzeba zmienić. Przydadzą się:
- wzory zgód i klauzul podpisywanych przez pacjentów lub klientów,
- informacja, w jakim programie prowadzona jest dokumentacja i kto ma do niego dostęp,
- umowy z podmiotami, którym przekazują Państwo dane,
- regulamin programu lojalnościowego albo zasady zapisów na zajęcia,
- przy naruszeniu: data i godzina, kiedy je zauważono, oraz opis zdarzenia.
Kontakt jest możliwy telefonicznie i mailowo. Jeżeli sprawa dotyczy wycieku danych, prosimy zaznaczyć to w pierwszej wiadomości.
Doradzamy również podmiotom z pobliskich miejscowości, takich jak Przodkowo, Banino, Tuchom, Pomieczyno i Kartuzy.