Wydarzenia, goście, wizerunek: sprawy z Mrągowa
Organizacja wydarzenia oznacza listy uczestników, rejestrację online, identyfikatory, a potem zdjęcia i nagrania publikowane w internecie. Hotel przyjmujący konferencje dostaje dane gości od organizatora, a sam zbiera dane przy meldunku. Z takimi zagadnieniami przychodzą do nas firmy z Mrągowa.
Przykładowe sprawy:
- organizator koncertu chce publikować zdjęcia publiczności i pyta, czy potrzebuje zgód,
- hotel nie wie, czy przy konferencji jest administratorem danych uczestników, czy działa na zlecenie organizatora,
- firma szkoleniowa przesyła listę uczestników do hotelu i firmy cateringowej,
- uczestnik zażądał usunięcia filmu, na którym go widać,
- gość złożył skargę do Prezesa UODO po otrzymaniu ofert marketingowych.
Obsługujemy też inne podmioty z okolicy: sklepy, gabinety, szkoły i wspólnoty.
Dokumenty dla hotelu i organizatora oraz reakcja na naruszenie
Dla organizatora wydarzeń przygotowujemy formularz rejestracji z klauzulą, informację o rejestrowaniu wizerunku podawaną przy wejściu i w regulaminie, umowy powierzenia z firmą obsługującą rejestrację i z fotografem. Dla hotelu: klauzule dla gości, zasady współpracy z organizatorami, rejestr czynności przetwarzania, politykę prywatności i zasady monitoringu.
Wyciek listy uczestników z danymi kontaktowymi może być naruszeniem powodującym ryzyko dla osób. Wtedy zgłasza się je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Przy wydarzeniach z udziałem wielu firm ważne jest, kto jest administratorem, bo to on dokonuje zgłoszenia.
Gdy uczestnik dochodzi roszczeń za naruszenie przepisów o ochronie danych, sprawę rozpoznaje sąd okręgowy (art. 17 pkt 4⁵ k.p.c.). Dla organizatora czy hotelu z Mrągowa będzie to zwykle Sąd Okręgowy w Olsztynie.
Mrągowo i Gdańsk: ok. 185 km, praca zdalna
Od kancelarii przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku do Mrągowa jest ok. 185 km w linii prostej. Przygotowanie dokumentów dla hotelu czy organizatora prowadzimy zdalnie: rozmowa wideo, potem regulaminy, formularze i umowy wymieniane mailem.
Przy dużym wydarzeniu dobrze zacząć kilka tygodni przed jego terminem, żeby regulamin i informacje o nagrywaniu znalazły się w materiałach dla uczestników. Po wydarzeniu pomagamy odpowiadać na żądania usunięcia zdjęć i skargi.
Spotkanie w kancelarii w Gdańsku umawiamy na życzenie. W postępowaniu przed Prezesem UODO występujemy jako pełnomocnicy. Sprawy sądowe przed Sądem Okręgowym w Olsztynie prowadzą adwokaci Jan Suchanek lub Jakub Stramski.
Co przygotować przed rozmową
Przyda się:
- regulamin wydarzenia lub obiektu,
- formularz rejestracji uczestników albo karta meldunkowa,
- umowy z organizatorami konferencji, fotografem, firmą rejestracyjną,
- przykłady publikacji zdjęć i filmów z poprzednich wydarzeń,
- przy skardze lub żądaniu usunięcia: korespondencja z osobą, która się zgłosiła,
- przy incydencie: kiedy stwierdzono naruszenie i czego dotyczyło.
Kontakt jest telefoniczny lub mailowy. Prosimy podać termin najbliższego wydarzenia, jeśli takie jest planowane, żebyśmy mogli dopasować harmonogram pracy. Przy cyklicznych imprezach przygotowane raz dokumenty wystarczy potem aktualizować, a nie pisać od nowa przed każdą edycją. Pomagamy też firmom z miejscowości Mikołajki, Biskupiec, Kętrzyn, Ruciane-Nida i Giżycko.