Dane gości i klientów: sprawy z Mikołajek
Mikołajki to gmina miejsko-wiejska w powiecie mrągowskim, w której wiele firm obsługuje gości przez cały sezon żeglarski i wypoczynkowy. Właściciele obiektów i wypożyczalni mają przez to do czynienia z dużą liczbą danych osobowych.
Pytania, które słyszymy, są konkretne. Czy wypożyczalnia łodzi może kopiować patent żeglarski i dowód osobisty klienta? Jak długo hotel może przechowywać dane z rezerwacji i karty meldunkowe? Czy organizator rejsów może przekazywać listę uczestników innym firmom? Jak informować gości o kamerach na przystani i w obiekcie?
Część spraw dotyczy zdarzeń. Konto pocztowe obiektu zostaje przejęte i ktoś rozsyła gościom fałszywe faktury. Pracownik zabiera ze sobą bazę klientów po odejściu z pracy. Gość składa skargę do UODO. W takich sytuacjach ustalamy, czy doszło do naruszenia i jakie są dalsze obowiązki firmy.
Wdrożenie w obiektach i firmach turystycznych oraz zgłoszenie naruszenia
Dla hotelu, pensjonatu czy wypożyczalni przygotowujemy dokumenty, które odpowiadają ich codziennej pracy: klauzulę dla gości, zasady kopiowania dokumentów i przechowywania danych, informację o monitoringu, umowy powierzenia z systemami rezerwacji i płatności, dokumenty dla pracowników sezonowych. Ze sklepami, gabinetami czy szkołami pracujemy na tej samej zasadzie, zmieniają się tylko kategorie danych.
Gdy naruszenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Zgłoszenia nie kieruje się do GIODO, bo ten organ już nie istnieje.
Roszczenia gości lub klientów za naruszenie przepisów o ochronie danych rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy (art. 17 pkt 4⁵ k.p.c.). Dla obiektów z tej części województwa będzie to co do zasady Sąd Okręgowy w Olsztynie.
Jak współpracujemy z odległości około 205 km
Kancelaria przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku jest oddalona od Mikołajek o około 205 km w linii prostej. Przedsiębiorcy z tej okolicy pracują z nami zdalnie i nie muszą przyjeżdżać do Gdańska, choć spotkanie w kancelarii jest możliwe.
Porządkowanie dokumentacji najwygodniej zaplanować poza sezonem. Ustalamy zakres w rozmowie wideo, klient przesyła mailem regulaminy, formularze i umowy, my przygotowujemy projekty, a potem omawiamy je w drugiej rozmowie.
W sezonie, gdy wydarzy się incydent, wystarczy telefon. Pomagamy ocenić ryzyko i przygotować zgłoszenie do Prezesa UODO. W postępowaniach przed urzędem i przed Sądem Okręgowym w Olsztynie występujemy jako pełnomocnicy, a na rozprawy dojeżdża adwokat Jan Suchanek lub Jakub Stramski.
Co przygotować przed pierwszą rozmową
Zbierz dokumenty, które pokazują, jak obiekt lub firma zbiera dane gości i klientów:
- regulamin obiektu, przystani lub wypożyczalni,
- formularz rezerwacji, karta meldunkowa, umowa najmu sprzętu,
- umowy z dostawcami systemów rezerwacji i płatności,
- informacja o monitoringu,
- dokumenty dla pracowników sezonowych.
Przy incydencie najważniejsze są data i godzina wykrycia oraz opis, czego dotyczył. Przy skardze dołącz pismo i korespondencję z gościem. Napisz maila lub zadzwoń, umówimy rozmowę i przedstawimy zakres pracy. Jeśli obiekt działa tylko w sezonie, ustalimy terminy tak, żeby wdrożenie skończyło się przed jego rozpoczęciem. Prowadzimy też sprawy firm z miejscowości Ruciane-Nida, Mrągowo, Pisz, Giżycko i Kętrzyn.