Pytania o dane osobowe, które słyszymy od firm z Rewy
Rewa w gminie Kosakowo żyje w dużej mierze z sezonu, więc większość pytań dotyczy osób, które pojawiają się w firmie na krótko.
Czy właściciel apartamentów na wynajem może poprosić gościa o zdjęcie dowodu osobistego? Jak długo przechowywać dane z formularza rezerwacji? Co ze zdjęciami i filmami z kursu żeglarskiego, które instruktor chce wrzucić na profil szkoły? Jakie dane zebrać od pracownika sezonowego zatrudnionego na dwa miesiące i kiedy je usunąć?
Do tego dochodzą sprawy związane z obsługą rezerwacji przez zewnętrzne platformy i systemy płatności. Gdy klient skarży się do Prezesa UODO albo gdy ktoś przejmie konto pocztowe, przez które idą wszystkie rezerwacje, właściciel potrzebuje szybkiej oceny, co dalej. Na takie pytania odpowiadamy konkretnie, bez gotowych pakietów dokumentów.
Wdrożenie RODO w sezonowej firmie i plan na wypadek naruszenia
W firmie sezonowej najlepiej przygotować wszystko przed sezonem. Spisujemy, jakie dane trafiają do firmy (rezerwacje, umowy z kursantami, dane pracowników), przygotowujemy klauzule informacyjne, politykę prywatności strony i umowy powierzenia z operatorem systemu rezerwacji czy biurem rachunkowym. Podobnie pracujemy ze sklepami, gabinetami i wspólnotami z tej części gminy.
Naruszeniem może być przejęcie skrzynki mailowej, wysłanie potwierdzenia rezerwacji z danymi innego gościa albo zgubienie zeszytu z numerami telefonów. Jeśli zdarzenie może powodować ryzyko dla tych osób, zgłasza się je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO). W środku sezonu łatwo to przeoczyć, dlatego ustalamy z góry, kto w firmie za to odpowiada.
Roszczenia gości lub pracowników rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy, dla firm z Rewy zwykle Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Kancelaria 30 km od Rewy: jak to wygląda w praktyce
Do naszej kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku jest z Rewy ok. 30 km w linii prostej. Właściciele firm sezonowych mają mało czasu latem, dlatego proponujemy, by przygotowania zrobić zimą lub wiosną. Wtedy łatwiej o spotkanie w kancelarii w Gdańsku, jeśli ktoś woli taką formę.
Większość pracy da się jednak prowadzić zdalnie. Wzory umów i formularzy przesyłają Państwo mailem, my odsyłamy uwagi i nowe dokumenty, a wątpliwości wyjaśniamy podczas krótkiej rozmowy wideo albo przez telefon.
Gdy sprawa trafi do Prezesa UODO, odpowiadamy na wezwania w imieniu firmy. Jeżeli dojdzie do procesu, na rozprawy chodzi adwokat Jan Suchanek lub adwokat Jakub Stramski, a właściciel nie musi zamykać działalności w szczycie sezonu, żeby jechać do sądu.
Pierwsze kroki: dokumenty, które warto mieć pod ręką
Do pierwszej rozmowy przydadzą się:
- formularz rezerwacji i regulamin wynajmu lub kursu,
- informacja, jakich platform rezerwacyjnych i płatniczych Państwo używają,
- wzór umowy z pracownikiem sezonowym,
- zdjęcia lub filmy z zajęć, które firma publikuje, oraz sposób zbierania zgód,
- przy naruszeniu: opis zdarzenia i moment, w którym je zauważono.
Kontakt jest możliwy telefonicznie lub mailowo. Termin rozmowy dobieramy tak, by nie kolidował z pracą w sezonie, ale przy wycieku danych odzywamy się możliwie szybko, bo czas na zgłoszenie jest krótki.
Obsługujemy także firmy z sąsiednich miejscowości: Mechelinki, Kosakowo, Mrzezino, Żelistrzewo i Połchowo.