Z jakimi sprawami RODO zgłaszają się podmioty z Biskupca
Biskupiec jest siedzibą gminy miejsko-wiejskiej w powiecie olsztyńskim. Pomagamy tu tak samo firmom, jak szkołom, organizacjom i wspólnotom, bo obowiązki z RODO nie zależą od wielkości podmiotu.
Pytania, które często słyszymy:
„Firma działa od lat i nigdy nie miałem dokumentów RODO. Od czego zacząć?”
„Mój dostawca programu do faktur przysłał umowę powierzenia. Czy jest w porządku?”
„Chcę zamontować kamery na terenie zakładu. Co muszę zrobić?”
„Pracownica wysłała mail z danymi klientów do niewłaściwej osoby. Czy musimy to zgłaszać?”
„Dostaliśmy pismo z Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Mamy na nie odpowiedzieć?”
„Były klient żąda pieniędzy za ujawnienie jego danych. Czy ma rację?”
Na każde z tych pytań odpowiadamy po zapoznaniu się z dokumentami i okolicznościami sprawy.
Wdrożenie RODO i postępowanie przy naruszeniu
Przygotowanie dokumentacji zaczynamy od rozpoznania, jakie dane przetwarzacie i w jakim celu. Sklep, gabinet, biuro, szkoła i wspólnota mieszkaniowa potrzebują różnych dokumentów. Zwykle obejmują one rejestr czynności przetwarzania, klauzule informacyjne, umowy powierzenia, zasady monitoringu i procedurę na wypadek incydentu.
W razie naruszenia trzeba szybko ocenić, czy może ono powodować ryzyko dla osób. Jeśli tak, zgłoszenie do Prezesa UODO trzeba złożyć co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia (art. 33 RODO). Za naruszenie przepisów organ może nałożyć karę do 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO).
Pozew o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za naruszenie ochrony danych rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy. W sprawach dotyczących podmiotów z Biskupca będzie to zazwyczaj Sąd Okręgowy w Olsztynie.
165 km od kancelarii: jak to wygląda w praktyce
Biskupiec leży około 165 km w linii prostej od naszej kancelarii w Gdańsku. Dlatego sprawy RODO prowadzimy zdalnie od pierwszej rozmowy aż do przekazania gotowych dokumentów.
Wystarczy telefon lub mail, żeby umówić rozmowę wideo. Dokumenty przesyłacie mailem, a pełnomocnictwo, jeśli jest potrzebne, możecie odesłać pocztą. Projekty dokumentacji dostajecie do przejrzenia z wyjaśnieniami, dlaczego coś zmieniamy.
Spotkanie w kancelarii przy al. Grunwaldzkiej umawiamy, gdy wolicie rozmowę osobiście. Postępowanie przed Prezesem UODO jest pisemne, więc prowadzimy je bez wyjazdów. Gdy sprawa trafi do Sądu Okręgowego w Olsztynie, na rozprawy dojeżdża adwokat, który ją prowadzi. Waszą obecność ustalamy tylko wtedy, gdy sąd chce Was przesłuchać.
Co przygotować przed pierwszą rozmową
Na pierwszą rozmowę przygotujcie:
- krótki opis działalności i osób, których dane zbieracie,
- dokumentację RODO, jeśli jakąś macie,
- umowy z dostawcami programów, biurem rachunkowym, firmą IT,
- informacje o kamerach i innych formach monitoringu,
- przy naruszeniu: datę i godzinę jego stwierdzenia, opis zdarzenia i zakres danych,
- pisma z Urzędu Ochrony Danych Osobowych albo od osoby poszkodowanej.
Wszystko można przesłać jako skany lub zdjęcia. Jeśli nie wiecie, czy dane zdarzenie jest naruszeniem, opiszcie je, a pomożemy to ocenić. Sprawy dotyczące ochrony danych prowadzimy także dla podmiotów z miejscowości Mrągowo, Olsztyn, Szczytno, Kętrzyn i Lidzbark Warmiński.