Przykładowe sprawy RODO dla Kołobrzegu
Kołobrzeg jest gminą miejską i siedzibą powiatu kołobrzeskiego. Z danymi osobowymi pracują tu obiekty noclegowe, gabinety, sklepy, biura, szkoły i wspólnoty mieszkaniowe. Każdy z tych podmiotów ma nieco inne problemy.
Kilka przykładów:
- gabinet przetwarza dane o zdrowiu i chce sprawdzić, czy systemy, z których korzysta, są właściwie zabezpieczone i czy ma umowy powierzenia z ich dostawcami,
- obiekt noclegowy chce uporządkować dane gości i zasady przechowywania rezerwacji,
- sklep internetowy zmienia platformę i musi przenieść bazę klientów,
- wspólnota mieszkaniowa chce udostępniać właścicielom informacje o zaległościach,
- pracodawca wprowadza monitoring poczty służbowej.
Pomagamy też w sprawach, w których doszło już do incydentu, wpłynęła skarga do Prezesa UODO albo osoba poszkodowana zapowiada pozew.
Jak wygląda wdrożenie i co robić po naruszeniu danych
Wdrożenie RODO polega na przełożeniu przepisów na Waszą codzienną praktykę. Zaczynamy od opisu przetwarzania, a potem przygotowujemy dokumenty: rejestr czynności przetwarzania, klauzule, umowy powierzenia, zasady monitoringu, politykę prywatności strony i procedurę obsługi incydentów. Inny zestaw dokumentów potrzebny jest w sklepie, inny w gabinecie, biurze, szkole czy wspólnocie.
Naruszenie ochrony danych, które może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Pomagamy ocenić ryzyko, napisać zgłoszenie i udokumentować zdarzenie. Kary przewidziane w art. 83 RODO mogą sięgać 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu.
Pozew o roszczenia za naruszenie przepisów o ochronie danych rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy. Dla podmiotów z Kołobrzegu będzie to zwykle Sąd Okręgowy w Koszalinie.
Współpraca z kancelarią w Gdańsku przy odległości około 200 km
Z Kołobrzegu do kancelarii w Gdańsku jest około 200 km w linii prostej. Sprawy RODO prowadzimy w takim przypadku zdalnie. Dokumentacja i korespondencja z Prezesem UODO mają formę pisemną, więc dojazdy nie są potrzebne.
Zaczynamy od rozmowy telefonicznej lub wideo. Następnie przesyłacie dokumenty mailem, a my przygotowujemy projekty i omawiamy je z Wami. Pełnomocnictwo możecie odesłać pocztą.
Przy rozbudowanym audycie możemy przyjechać na miejsce. Jeśli wolicie spotkanie osobiste, umawiamy się w kancelarii przy al. Grunwaldzkiej. W procesie przed Sądem Okręgowym w Koszalinie na rozprawy dojeżdża adwokat prowadzący sprawę. Gdy sąd wyznaczy rozprawę zdalną, możemy wziąć w niej udział z kancelarii.
Od czego zacząć
Najpierw krótko opiszcie sprawę mailem lub telefonicznie. Następnie przygotujcie:
- dokumentację RODO, jeśli istnieje, i informację, kiedy była aktualizowana,
- listę systemów, w których są dane klientów, pacjentów, gości lub pracowników,
- umowy z dostawcami tych systemów i innymi podmiotami zewnętrznymi,
- zasady monitoringu,
- przy naruszeniu: datę i godzinę jego stwierdzenia, opis zdarzenia i zakres danych,
- korespondencję z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.
Po analizie materiałów zaproponujemy, od czego zacząć, i wskażemy, które braki trzeba uzupełnić najpierw, a które mogą poczekać. Sprawy z zakresu ochrony danych prowadzimy też dla podmiotów z miejscowości Ustronie Morskie, Mielno, Białogard, Niechorze i Rewal.