Sprawy RODO, z którymi przychodzą firmy z Kowali
Kowale leżą tuż przy granicy Gdańska, w gminie Kolbudy, a wiele działających tu firm obsługuje klientów z całego Trójmiasta. Stąd biorą się typowe pytania o dane osobowe. Najczęściej dotyczą one:
- polityki prywatności dla sklepu internetowego albo strony z formularzem kontaktowym,
- umowy powierzenia z księgowością, informatykiem lub dostawcą programu do faktur,
- rejestru czynności przetwarzania w małej spółce, która dotąd go nie prowadziła,
- kamer przy wejściu do lokalu usługowego,
- pisma od klienta, który chce wiedzieć, jakie dane firma o nim przechowuje.
Zdarzają się też sprawy po fakcie: zgubiony laptop z bazą klientów, mail z danymi wysłany do niewłaściwej osoby albo pismo z Urzędu Ochrony Danych Osobowych z prośbą o wyjaśnienia.
Jak wdrażamy RODO w gminie Kolbudy i co zrobić po wycieku danych
Wdrożenie zaczynamy od rozmowy o tym, jakie dane firma zbiera, gdzie je trzyma i komu przekazuje. Inaczej wygląda to w gabinecie fizjoterapii, który zapisuje informacje o zdrowiu, inaczej w sklepie z wysyłką, a jeszcze inaczej we wspólnocie mieszkaniowej. Na tej podstawie przygotowujemy rejestr czynności przetwarzania, klauzule informacyjne, umowy powierzenia i krótkie procedury dla pracowników.
Przy naruszeniu liczy się czas. Jeżeli zdarzenie może powodować ryzyko dla osób, których dane dotyczą, zgłasza się je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Pomagamy ocenić, czy zgłoszenie jest potrzebne, i przygotować jego treść.
Gdy ktoś pozywa firmę z Kowali o odszkodowanie za naruszenie danych, sprawę w pierwszej instancji rozpoznaje sąd okręgowy, zwykle będzie to Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Kowale i kancelaria w Gdańsku: 7 km, czyli jak współpracujemy
Z Kowali do kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku jest ok. 7 km w linii prostej, więc wielu klientów przyjeżdża na pierwsze spotkanie osobiście i przywozi teczkę z dokumentami. Nie jest to jednak konieczne. Audyt da się przeprowadzić na podstawie skanów przesłanych mailem i rozmowy wideo z osobą, która w firmie odpowiada za dane.
Projekty dokumentów wysyłamy do akceptacji, a poprawki nanosimy po uwagach właściciela lub kierownika. Jeżeli Prezes UODO prowadzi postępowanie, piszemy wyjaśnienia w imieniu firmy i pilnujemy terminów.
W sporze sądowym na rozprawy chodzi adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski. Ponieważ sąd okręgowy właściwy dla Kowali mieści się w Gdańsku, dojazd na posiedzenia nie wydłuża sprawy ani nie podnosi jej kosztów.
Pierwszy krok: co przygotować przed rozmową o RODO
Na początek wystarczy kilka rzeczy, które zwykle są już w firmie:
- lista systemów, w których są dane klientów i pracowników (program do faktur, poczta, sklep, CRM),
- obecna polityka prywatności i klauzule informacyjne, nawet jeśli są stare,
- umowy z firmami zewnętrznymi, które mają dostęp do danych,
- informacja o kamerach, jeśli działają w lokalu,
- przy naruszeniu: krótki opis, co się stało i kiedy to zauważono.
Wystarczy zadzwonić albo napisać maila do kancelarii, a ustalimy termin spotkania w Gdańsku lub rozmowy wideo. Przy naruszeniu danych prosimy o kontakt od razu, bo termin 72 godzin biegnie także w weekend.
Doradzamy też przedsiębiorcom z okolicznych miejscowości, takich jak Straszyn, Pruszcz Gdański, Banino i Tuchom.