Sprawy RODO, z którymi przychodzą przedsiębiorcy ze Straszyna
Straszyn leży w gminie wiejskiej Pruszcz Gdański, tuż za granicą Gdańska, i wiele działających tu firm obsługuje klientów z całej aglomeracji. Najczęściej słyszymy takie pytania:
- mała firma usługowa trzyma listę klientów w arkuszu i nie wie, czy potrzebuje rejestru czynności przetwarzania,
- właściciel sklepu internetowego chce poprawić politykę prywatności i zgody na newsletter,
- przedsiębiorca zleca księgowość i hosting na zewnątrz, ale nie ma podpisanych umów powierzenia,
- pracownik wysłał mailem dane klienta do niewłaściwej osoby i trzeba ocenić, czy to naruszenie wymagające zgłoszenia,
- klient żąda odszkodowania, twierdząc, że jego dane wykorzystano bez podstawy.
W każdej z tych sytuacji zaczynamy od ustalenia, jakie dane firma naprawdę zbiera, skąd je ma i komu je przekazuje. Dopiero na tej podstawie dobieramy dokumenty.
Wdrożenie RODO i reakcja na wyciek danych w podstraszyńskich firmach
Wdrożenie dopasowujemy do skali podmiotu. Inaczej wygląda dokumentacja gabinetu fizjoterapii czy przedszkola, które przetwarzają dane dzieci i dane o zdrowiu, a inaczej warsztatu albo wspólnoty mieszkaniowej. Robimy krótki audyt, a potem przygotowujemy rejestr czynności, klauzule informacyjne, umowy powierzenia i procedurę na wypadek incydentu.
Przy naruszeniu liczy się czas. Jeżeli zdarzenie może powodować ryzyko dla osób, których dane dotyczą, zgłasza się je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych co do zasady w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO). Organem nie jest już GIODO, choć ta nazwa wciąż pojawia się w starych dokumentach.
Spory o odszkodowanie za naruszenie przepisów o ochronie danych rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy (art. 17 pkt 4⁵ k.p.c.). Gdy pozwana firma ma siedzibę w tej okolicy, będzie to zwykle Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Jak pracujemy z klientem oddalonym o około 11 km
Kancelaria mieści się przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku, około 11 km w linii prostej od Straszyna. Z tej części powiatu gdańskiego dojazd jest krótki, więc pierwsze spotkanie często odbywa się u nas, przy dokumentach firmy rozłożonych na stole. Równie dobrze sprawdza się rozmowa wideo, zwłaszcza gdy w audycie ma uczestniczyć kilka osób z zespołu.
Projekty polityk, rejestrów i umów przesyłamy mailem w wersji edytowalnej, a uwagi klienta nanosimy w kolejnych rundach. Przy naruszeniu danych rozmawiamy telefonicznie od razu, bo termin zgłoszenia biegnie od stwierdzenia zdarzenia. W postępowaniu przed Prezesem UODO pisma składamy w imieniu klienta, a na rozprawy w sprawach o roszczenia przychodzi adwokat Jan Suchanek albo Jakub Stramski.
Od czego zacząć porządkowanie danych w firmie
Na pierwszą rozmowę warto przygotować:
- listę programów i systemów, w których firma trzyma dane klientów i pracowników,
- obecną politykę prywatności i klauzule ze strony internetowej,
- umowy z księgowością, dostawcą hostingu i innymi podmiotami, którym przekazujecie dane,
- przy incydencie: opis zdarzenia, datę i godzinę jego wykrycia oraz rodzaj danych, których dotyczy,
- przy sporze: pismo od klienta albo korespondencję z UODO.
Wystarczy zadzwonić lub napisać maila z krótkim opisem sytuacji, a ustalimy termin rozmowy, osobiście w Gdańsku albo zdalnie. Prowadzimy też sprawy firm z sąsiednich miejscowości: Pruszcz Gdański, Kowale, Gdańsk, Żukowo i Banino.