Dane dzieci i członków: sprawy RODO z Kętrzyna
Kętrzyn to miasto w powiecie kętrzyńskim, w województwie warmińsko-mazurskim. Duża część spraw, które stąd do nas trafiają, dotyczy podmiotów pracujących z dziećmi i młodzieżą: prywatnych przedszkoli, szkół, klubów sportowych, szkół tańca i języków, organizacji prowadzących zajęcia pozalekcyjne.
Pytania są bardzo praktyczne. Czy można opublikować na stronie klubu zdjęcie drużyny z turnieju? Jak zbierać od rodziców informacje o alergiach i chorobach dzieci przed wyjazdem? Co zrobić, gdy jeden z rodziców zabrania publikacji wizerunku, a drugi się zgadza? Czy trener może mieć listę numerów telefonów rodziców w prywatnym telefonie?
Firmy z Kętrzyna, takie jak sklepy czy gabinety, przychodzą z innymi sprawami: polityką prywatności, umowami z dostawcami, skargami klientów do Prezesa UODO.
Zgody, wizerunek i dane zdrowotne dzieci, a gdy dojdzie do naruszenia
W placówce pracującej z dziećmi przygotowujemy klauzule informacyjne dla rodziców, wzory zgód na publikację wizerunku, zasady zbierania informacji o zdrowiu uczestników zajęć i wyjazdów oraz zasady komunikacji z rodzicami. Do tego rejestr czynności przetwarzania, upoważnienia dla trenerów i nauczycieli oraz umowy powierzenia, na przykład z systemem zapisów online. Dla sklepów, biur i wspólnot przygotowujemy dokumentację dopasowaną do ich działalności.
Naruszeniem może być wysłanie listy dzieci z numerami PESEL do niewłaściwej grupy rodziców albo zgubienie teczki z kartami uczestników obozu. Jeśli zdarzenie może powodować ryzyko, zgłasza się je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO).
Roszczenia rodziców lub innych osób rozpoznaje sąd okręgowy, dla podmiotów z Kętrzyna zwykle Sąd Okręgowy w Olsztynie.
Kętrzyn, 185 km od kancelarii: jak się porozumiewamy
Kętrzyn leży ok. 185 km w linii prostej od kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku. Przy takiej odległości współpraca jest zdalna i dla placówek pracujących z dziećmi to zwykle wygodne, bo rozmowę można umówić po zajęciach.
Pierwsza konsultacja odbywa się przez wideo lub telefon. Wzory zgód i klauzul przesyłamy mailem w wersji edytowalnej, żeby można było dopisać nazwę klubu czy placówki i od razu przekazać rodzicom.
Gdy zarząd stowarzyszenia lub dyrektor szkoły chce porozmawiać osobiście, spotykamy się w kancelarii w Gdańsku. W postępowaniu przed Prezesem UODO przygotowujemy wyjaśnienia, a w sporze przed sądem w Olsztynie reprezentuje Państwa adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski.
Od czego zacząć: dokumenty placówki lub klubu
Przed rozmową prosimy przygotować:
- obecne formularze zapisów i karty uczestnika,
- wzory zgód na wizerunek, jeśli są stosowane,
- adres strony i profili w mediach społecznościowych, na których publikowane są zdjęcia,
- informację, jak trenerzy lub nauczyciele kontaktują się z rodzicami,
- przy sporze: skargę rodzica, pismo z Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub wezwanie do zapłaty.
Kontakt z kancelarią jest możliwy telefonicznie i mailowo. Najlepiej przygotować dokumenty przed nowym sezonem lub rokiem szkolnym, a przy naruszeniu zgłosić się od razu.
Doradzamy także podmiotom z sąsiednich miejscowości, takich jak Mrągowo, Giżycko, Węgorzewo, Mikołajki i Biskupiec.