Ochrona danych w Myśliborzu: typowe pytania klientów
Myślibórz jest siedzibą gminy miejsko-wiejskiej i powiatu myśliborskiego w województwie zachodniopomorskim. Zwracają się do nas stąd małe i średnie firmy, gospodarstwa prowadzące działalność usługową, gabinety, szkoły oraz zarządcy budynków.
Wątpliwości dotyczą zwykle codziennych czynności. Czy można przyjmować zamówienia przez komunikator i trzymać tam dane klientów? Czy gabinet może wysłać wynik badania mailem? Jak długo szkoła przechowuje dokumenty rekrutacyjne uczniów? Czy wspólnota może udostępnić firmie remontowej numery telefonów mieszkańców?
Pracodawcy pytają o zakres danych w aktach i o monitoring. Pojawiają się też sprawy sporne: skarga do UODO, żądanie usunięcia danych, wezwanie do zapłaty zadośćuczynienia. Do każdej podchodzimy tak samo: najpierw fakty i dokumenty, potem ocena i propozycja działań.
Wdrożenie RODO w podmiotach z Myśliborza i reakcja na incydent
Dokumentację przygotowujemy według tego, co faktycznie dzieje się z danymi. Sklep i firma usługowa dostaną klauzule, politykę prywatności i umowy z dostawcami. Gabinet zasady dostępu do dokumentacji i bezpiecznej komunikacji z pacjentami. Szkoła zasady dotyczące danych uczniów. Wspólnota zasady udostępniania danych mieszkańców. Każdy podmiot otrzymuje rejestr czynności przetwarzania.
Przy incydencie, na przykład wysłaniu wyniku badania do niewłaściwej osoby, pomagamy ustalić, czy zdarzenie może powodować ryzyko. Jeśli tak, administrator zgłasza je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Obowiązek dotyczy Prezesa UODO, nie GIODO.
Kary mogą sięgać 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO). O roszczeniach osób, których dane dotyczą, rozstrzyga w pierwszej instancji sąd okręgowy, przy pozwanym z tego powiatu Sąd Okręgowy w Szczecinie.
Współpraca przy odległości około 295 km
Kancelaria mieści się przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku, około 295 km w linii prostej od Myśliborza. Przy takim dystansie naturalnym trybem współpracy jest praca zdalna.
Wszystkie etapy wdrożenia da się przeprowadzić bez wyjazdu: rozmowę wstępną przez telefon lub wideo, przesłanie dokumentów mailem, projekty z komentarzami i omówienie poprawek. Klient, który chce porozmawiać osobiście, może umówić spotkanie w Gdańsku.
Przed Prezesem UODO występujemy jako pełnomocnicy na piśmie. Gdy spór trafi do Sądu Okręgowego w Szczecinie, na rozprawy dojeżdża adwokat Jan Suchanek albo Jakub Stramski. Klient przyjeżdża do sądu tylko wtedy, gdy zostanie wezwany osobiście.
Pierwsze kroki i dokumenty
Przed rozmową zapisz, czym zajmuje się firma lub placówka, ile osób pracuje z danymi i jakich programów używacie. Następnie zbierz:
- dotychczasowe klauzule i dokumenty RODO,
- umowy z dostawcami systemów, księgowością i firmą informatyczną,
- politykę prywatności i formularze ze strony,
- regulamin monitoringu,
- w sprawie spornej: pismo z UODO lub wezwanie z datą doręczenia.
Przy incydencie zadzwoń bez czekania na komplet materiałów, bo termin na zgłoszenie biegnie od jego stwierdzenia. W pozostałych sprawach napisz maila, a odpowiemy z propozycją terminu i zakresem pracy. Prowadzimy też sprawy z miejscowości Barlinek, Pyrzyce, Gryfino, Choszczno i Stargard.