Ochrona danych w Gryfinie: przykłady spraw
Gryfino jest siedzibą gminy miejsko-wiejskiej i powiatu gryfińskiego. Kancelaria pracuje w Gdańsku, ale w sprawach RODO odległość ma niewielkie znaczenie, bo przepisy i organ nadzorczy są te same w całym kraju.
Sprawy, z którymi możecie się do nas zwrócić:
Firma usługowa chce uporządkować dane klientów, które od lat zapisuje w różnych miejscach: w telefonie, w arkuszu, w programie do faktur.
Przychodnia lub gabinet chce sprawdzić, czy dostawca systemu do dokumentacji medycznej podpisał poprawną umowę powierzenia.
Szkoła otrzymała skargę rodzica na udostępnienie danych dziecka.
Pracodawca planuje monitoring i nie wie, jak poinformować o nim pracowników.
Sklep internetowy chce wysyłać newsletter i potrzebuje poprawnych zgód.
Doszło do incydentu i trzeba w ciągu kilku godzin zdecydować, czy zgłosić go Prezesowi UODO.
Jak wdrażamy RODO i co robić przy naruszeniu danych
Wdrożenie składa się z rozpoznania, dokumentów i wyjaśnienia zasad osobom, które pracują z danymi. Rozpoznanie pokazuje, jakie dane przetwarzacie i komu je przekazujecie. Dokumenty to rejestr czynności przetwarzania, klauzule, umowy powierzenia, polityka prywatności i procedura incydentów. W sklepie, gabinecie, biurze, szkole i wspólnocie każdy z tych elementów wygląda inaczej.
Naruszenie, które może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO). Pomagamy ocenić ryzyko i napisać zgłoszenie. Prezes UODO może nałożyć karę do 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO).
Pozew o roszczenia za naruszenie ochrony danych rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy; dla pozwanych z Gryfina będzie to zwykle Sąd Okręgowy w Szczecinie.
Gryfino i kancelaria: około 300 km, praca zdalna
Z Gryfina do kancelarii w Gdańsku jest około 300 km w linii prostej. Przy takim dystansie wszystkie czynności przy dokumentacji RODO wykonujemy zdalnie, a Wy nie musicie nigdzie jechać.
Rozmawiamy przez telefon i wideo. Dokumenty wymieniamy mailem, a pełnomocnictwo możecie odesłać pocztą. Projekty dokumentacji przygotowujemy w wersji do edycji, żebyście mogli nanieść uwagi bezpośrednio w pliku.
Korespondencję z Prezesem UODO prowadzimy w Waszym imieniu. Gdy spór trafi do Sądu Okręgowego w Szczecinie, adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski dojeżdża na rozprawy. Jeśli sąd wyznaczy rozprawę zdalną, łączymy się z kancelarii. Spotkanie przy al. Grunwaldzkiej jest możliwe, gdy będziecie w Gdańsku.
Pierwsze kroki: co przygotować
Zanim się odezwiecie, zbierzcie:
- obecne dokumenty RODO i informację, kto i kiedy je przygotował,
- listę systemów i programów, w których przechowujecie dane,
- umowy z dostawcami tych systemów i z innymi podmiotami zewnętrznymi,
- zasady monitoringu i formularze zgód,
- przy naruszeniu: datę i godzinę stwierdzenia, opis zdarzenia, zakres danych, liczbę osób,
- pisma od Prezesa UODO albo od osoby, która zgłasza roszczenie.
Skontaktujcie się mailowo lub telefonicznie. W sprawie naruszenia danych zadzwońcie od razu. Sprawy z zakresu ochrony danych prowadzimy też dla podmiotów z miejscowości Szczecin, Pyrzyce, Police, Stargard i Goleniów.