Kolonie, obozy i ośrodki: sprawy RODO z Niechorza
Niechorze leży w gminie Rewal, w powiecie gryfickim, i w sezonie przyjmuje wielu wczasowiczów, w tym grupy kolonijne. Dlatego w sprawach z Niechorza często pojawiają się dane dzieci.
Ośrodek wypoczynkowy przyjmuje turnusy od różnych organizatorów i zastanawia się, czy jest administratorem danych uczestników, czy tylko wykonuje usługę. Organizator kolonii zbiera karty kwalifikacyjne z informacjami o zdrowiu i lekach i chce wiedzieć, kto z kadry może je czytać. Wychowawcy robią zdjęcia i chcą je codziennie publikować dla rodziców. Po turnusie zostaje pudło z dokumentami, z którym nikt nie wie, co zrobić.
Przychodzą do nas też pensjonaty, sklepy i lokale gastronomiczne z Niechorza z typowymi pytaniami o dane gości, kamery i marketing.
Dane uczestników wypoczynku: dokumenty i postępowanie przy naruszeniu
Najpierw ustalamy role: kto jest administratorem danych uczestników, a kto przetwarza je na jego zlecenie. Od tego zależy, czy ośrodek i organizator potrzebują umowy powierzenia. Potem przygotowujemy zasady dostępu kadry do kart uczestników, przechowywania dokumentów w trakcie turnusu i po nim, publikacji zdjęć oraz kontaktu z rodzicami. Dla pensjonatów, sklepów i lokali przygotowujemy klauzule, regulamin monitoringu i, gdy trzeba, rejestr czynności przetwarzania.
Zgubienie teczki z kartami kwalifikacyjnymi to naruszenie, które dotyczy danych o zdrowiu dzieci. Jeśli może powodować ryzyko, zgłasza się je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO).
Rodzice mogą dochodzić roszczeń przed sądem okręgowym. Gdy pozwany ma siedzibę w Niechorzu, będzie to zwykle Sąd Okręgowy w Szczecinie.
Kancelaria 230 km od Niechorza: jak pracujemy
Niechorze dzieli od kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku ok. 230 km w linii prostej. Współpraca jest więc zdalna. Na początek rozmowa telefoniczna lub wideo, potem przesłanie mailem wzorów kart, regulaminów i umów z organizatorami, a na końcu gotowe dokumenty z instrukcją dla kadry.
Przy ośrodkach przyjmujących kolonie najlepiej zrobić to zimą lub wczesną wiosną, zanim organizatorzy zaczną podpisywać umowy na sezon. Wtedy łatwiej też o dłuższą rozmowę, a jeśli ktoś woli, o spotkanie w kancelarii w Gdańsku.
W postępowaniu przed Prezesem UODO odpowiadamy na wezwania w imieniu ośrodka lub organizatora. W sądzie w Szczecinie reprezentuje go adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski.
Pierwsze kroki dla ośrodka lub organizatora wypoczynku
Przed rozmową warto przygotować:
- umowę z organizatorem turnusu albo z ośrodkiem, jeśli to Państwo organizują wypoczynek,
- wzór karty kwalifikacyjnej i formularza zgłoszenia,
- zasady publikacji zdjęć z turnusu i sposób zbierania zgód rodziców,
- informację, gdzie dokumenty są przechowywane w trakcie i po turnusie,
- przy naruszeniu: opis zdarzenia i moment jego stwierdzenia.
Kontakt jest możliwy telefonicznie i mailowo. W trakcie sezonu przy naruszeniu danych prosimy dzwonić od razu, bo termin zgłoszenia biegnie także w weekend. Kierownik wypoczynku powinien mieć numer telefonu do osoby, która podejmuje decyzję o zgłoszeniu.
Doradzamy również firmom z miejscowości takich jak Rewal, Pobierowo, Dziwnów, Gryfice i Kamień Pomorski.