Dane gości i pracowników sezonowych: sprawy z Juraty
Jurata należy do gminy Jastarnia w powiecie puckim, a działające tu firmy w dużej części żyją z przyjmowania gości. To kształtuje pytania o ochronę danych.
Gospodarze chcą wiedzieć, czy mogą kopiować dowody osobiste przy zameldowaniu, jak długo trzymać dane z rezerwacji i czy wolno im wysyłać dawnym gościom oferty na kolejny sezon. Właściciele restauracji pytają o kamery na sali i w ogródku. Firmy zatrudniające ludzi na sezon chcą uporządkować dokumenty kadrowe, które co roku zbierają od nowych osób.
Trafiają do nas także sprawy po incydencie, na przykład gdy konto na portalu rezerwacyjnym zostało przejęte i ktoś wysyłał gościom fałszywe prośby o płatność. W takiej sytuacji trzeba szybko ustalić, czy doszło do naruszenia ochrony danych i czy wymaga ono zgłoszenia.
Wdrożenie RODO w obiektach noclegowych i lokalach oraz reakcja na incydent
Dla pensjonatu czy wynajmu apartamentów przygotowujemy dokumenty, które da się stosować w praktyce w środku sezonu: klauzulę informacyjną dla gości, zasady przechowywania danych z rezerwacji, umowy powierzenia z systemem rezerwacyjnym i księgowością, informację o monitoringu. Podobnie pracujemy ze sklepami, gabinetami i innymi małymi firmami.
Najwięcej obaw budzi naruszenie. Zasada jest taka: jeżeli zdarzenie może powodować ryzyko dla gości lub pracowników, administrator zgłasza je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Nie GIODO, bo ten organ już nie działa.
Sankcje mogą sięgać 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO). Jeśli gość wystąpi z roszczeniem o odszkodowanie, sprawę w pierwszej instancji rozpozna sąd okręgowy, przy obiekcie z tej okolicy Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Półwysep i Gdańsk: około 35 km do kancelarii
Kancelaria mieści się przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku, około 35 km w linii prostej od Juraty. Dojazd z Półwyspu Helskiego, zwłaszcza latem, zajmuje sporo czasu, dlatego z przedsiębiorcami z tej okolicy pracujemy przeważnie zdalnie.
Wdrożenie dobrze jest zaplanować poza sezonem. Wtedy łatwiej znaleźć godzinę na rozmowę wideo i przejrzeć z nami formularze rezerwacji oraz treść strony. Dokumenty wysyłamy mailem, a poprawki nanosimy na bieżąco.
Jeśli w sezonie wydarzy się incydent, wystarczy telefon. Ustalamy fakty, oceniamy ryzyko i przygotowujemy zgłoszenie do Prezesa UODO. W sporach przed sądem i w postępowaniu przed urzędem występujemy jako pełnomocnicy, więc właściciel obiektu nie musi przyjeżdżać na każdą czynność. Na rozprawy chodzi adwokat Jan Suchanek lub Jakub Stramski.
Co przygotować przed pierwszą rozmową
Zbierz materiały, które pokazują, jak dziś wygląda obsługa gości:
- wzór formularza rezerwacji i karty meldunkowej,
- treść strony internetowej i profilu na portalach rezerwacyjnych,
- umowy z dostawcą systemu rezerwacji, księgowością i firmą od monitoringu,
- dokumenty, które podpisują pracownicy sezonowi,
- przy incydencie: zrzuty ekranu, daty i opis, co się stało.
Napisz maila albo zadzwoń. Jeśli sprawa dotyczy naruszenia, powiedz to od razu, bo wtedy liczą się godziny. W pozostałych sprawach umówimy rozmowę w dogodnym terminie, najlepiej poza szczytem sezonu, kiedy łatwiej spokojnie przejrzeć dokumenty. Obsługujemy też przedsiębiorców z miejscowości Jastarnia, Hel, Kuźnica, Rewa i Mechelinki.