Firmy z gminy Krokowa: sytuacje, w których pojawia się RODO
Gmina Krokowa w powiecie puckim łączy wieś rolniczą z nadmorskimi miejscowościami, więc sprawy, które stąd trafiają, są różne. Gospodarstwo agroturystyczne pyta o rejestrację gości i zdjęcia na stronie. Ośrodek wypoczynkowy zatrudnia kilkanaście osób na sezon i chce wiedzieć, które dokumenty pracownicze może przechowywać po zakończeniu umowy. Sklep spożywczy instaluje kamery i nie wie, jak oznaczyć monitorowany teren.
Coraz częściej odzywają się też firmy, które dostały od klienta żądanie dostępu do danych albo ich usunięcia i nie wiedzą, w jakim terminie i jak odpowiedzieć.
Osobną grupą są stowarzyszenia, koła i szkoły, które organizują imprezy, zbiórki czy obozy i zbierają dane uczestników, w tym dzieci. Tu najwięcej wątpliwości budzą zgody na wizerunek.
Dokumentacja RODO dopasowana do sezonu i plan na naruszenie
Wdrożenie dzielimy na to, co dotyczy gości lub klientów, i to, co dotyczy pracowników. Po stronie gości przygotowujemy klauzulę informacyjną, zasady przechowywania kart meldunkowych, politykę prywatności strony i zasady monitoringu. Po stronie pracowników klauzule, upoważnienia i reguły usuwania dokumentów po sezonie. Do tego umowy powierzenia z księgowością i systemem rezerwacji oraz, gdy jest wymagany, rejestr czynności przetwarzania.
W planie na wypadek naruszenia określamy, kto w firmie ocenia zdarzenie i kto składa zgłoszenie. Naruszenie, które może powodować ryzyko dla osób, zgłasza się Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO).
Jeżeli gość lub pracownik pozwie firmę z gminy Krokowa o naruszenie danych, sprawę w pierwszej instancji rozpozna sąd okręgowy, zwykle Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Kancelaria w Gdańsku, Krokowa 55 km dalej: jak współpracujemy
Krokowa leży ok. 55 km w linii prostej od kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku. Klientom z tej odległości proponujemy przede wszystkim pracę zdalną: rozmowę telefoniczną lub wideo na początek, przesłanie dokumentów mailem i kolejne konsultacje według potrzeby.
Spotkanie w kancelarii w Gdańsku ma sens, gdy trzeba omówić większą sprawę, na przykład odpowiedź na wezwanie od Prezesa UODO albo strategię w procesie. Wtedy ustalamy termin poza szczytem sezonu, jeśli tylko pozwala na to sprawa.
Nowe dokumenty przesyłamy w formie gotowej do druku i z krótką instrukcją dla recepcji. W sądzie firmę reprezentuje adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski, a dojazd na rozprawy jest po naszej stronie.
Od czego zacząć: dokumenty z obiektu, sklepu lub stowarzyszenia
Na początek warto przygotować:
- formularz rezerwacji lub kartę meldunkową,
- wzór umowy z pracownikiem sezonowym i listę dokumentów, które od niego zbieracie,
- zdjęcia tabliczek informujących o kamerach i opis miejsc, które obejmują,
- wzór zgody na wizerunek, jeśli organizujecie zajęcia lub imprezy,
- żądanie klienta albo pismo z Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli takie wpłynęło.
Skontaktować się można telefonicznie lub mailowo. Przy naruszeniu danych prosimy o jak najszybszy kontakt, najlepiej z informacją, kiedy zauważono zdarzenie. Poza sezonem łatwiej znaleźć czas na spokojne przejrzenie dokumentów, więc wtedy proponujemy pełne wdrożenie.
Doradzamy także firmom z sąsiednich miejscowości: Karwia, Dębki, Starzyno, Jastrzębia Góra i Gniewino.