Ochrona danych w firmach i instytucjach z Nowego Dworu Gdańskiego
Na Żuławach dużo jest gospodarstw rolnych zatrudniających pracowników sezonowych, w tym cudzoziemców, a także firm usługowych, transportowych i handlowych. W mieście działają szkoły, apteki, gabinety i wspólnoty mieszkaniowe. Każdy z tych podmiotów przetwarza dane, choć często nie nazywa tego w ten sposób.
Sprawy, które do nas trafiają:
- gospodarstwo zatrudnia ekipę na sezon i przechowuje kopie paszportów oraz zezwoleń, nie wiedząc, kto może je oglądać,
- apteka lub gabinet chce sprawdzić, czy jej procedury przy wydawaniu dokumentów pacjentom są poprawne,
- szkoła otrzymała skargę rodzica na zdjęcia na stronie,
- firma transportowa zastanawia się nad kamerami w kabinach,
- wspólnota w Nowym Dworze Gdańskim spiera się z mieszkańcem o udostępnienie protokołów z danymi.
Wdrożenie, naruszenia i spory: jak to wygląda w praktyce
Wdrożenie dla gospodarstwa czy firmy usługowej zamykamy zwykle w kilku dokumentach: rejestr czynności przetwarzania, klauzule dla pracowników i klientów, umowy powierzenia z biurem rachunkowym i agencją pośrednictwa, zasady przechowywania kopii dokumentów. Dla szkoły, apteki czy wspólnoty dochodzą zasady udostępniania danych i obsługi żądań.
Naruszenie to nie tylko atak hakerski. Może nim być pozostawienie teczki z dokumentami pracowników w niezamkniętym pomieszczeniu. Jeśli takie zdarzenie może powodować ryzyko dla osób, administrator ma co do zasady 72 godziny od jego stwierdzenia na zgłoszenie Prezesowi UODO (art. 33 RODO).
Gdy ktoś domaga się odszkodowania za naruszenie przepisów o ochronie danych, pozew składa się do sądu okręgowego (art. 17 pkt 4⁵ k.p.c.). Dla pozwanego z powiatu nowodworskiego będzie to zwykle Sąd Okręgowy w Gdańsku. Reprezentujemy obie strony takich sporów.
40 km od kancelarii: jak się komunikujemy
Kancelaria przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku jest ok. 40 km w linii prostej od Nowego Dworu Gdańskiego. Większość klientów wybiera rozmowę telefoniczną lub wideo, a dokumenty przesyła mailem, często jako zdjęcia zrobione telefonem. To wystarcza do przygotowania wzorów.
Kiedy sprawa wymaga przejrzenia dużej liczby papierowych dokumentów, na przykład teczek pracowniczych, lepiej spotkać się w kancelarii w Gdańsku i omówić je na miejscu.
Przed Prezesem UODO działamy jako pełnomocnicy na podstawie pełnomocnictwa. Jeśli spór trafi do sądu, rozprawy prowadzą adwokaci Jan Suchanek lub Jakub Stramski. Państwa udział jest potrzebny przede wszystkim przy przygotowaniu stanowiska i ewentualnie przy przesłuchaniu stron.
Pierwszy kontakt i dokumenty
Przed rozmową dobrze mieć pod ręką:
- informację o liczbie pracowników, także sezonowych, i o tym, jakie dokumenty od nich Państwo zbierają,
- umowy z biurem rachunkowym, agencją pracy, dostawcą programu,
- klauzule i zgody, które obecnie stosujecie,
- przy sporze lub skardze: pismo drugiej strony albo wezwanie z UODO,
- przy incydencie: opis zdarzenia i godzinę, w której je zauważono.
Można zadzwonić lub napisać maila. Jeśli dokumenty są tylko na papierze, wystarczą zdjęcia. Ustalamy zakres, a potem przystępujemy do pracy. Sprawy z ochrony danych prowadzimy także dla podmiotów z miejscowości Stegna, Elbląg, Malbork, Tczew i Krynica Morska.