Rekrutacja i kadry: sprawy pracodawców z Działdowa
Dane pracowników to obszar, w którym łatwo o błąd. Ogłoszenie o pracę, CV przysyłane mailem, rozmowy kwalifikacyjne, kopie dokumentów cudzoziemców, a później akta osobowe i dokumenty po rozwiązaniu umowy.
Najczęstsze pytania od pracodawców z Działdowa:
- jak długo można przechowywać CV kandydatów, których nie zatrudniono, i czy wolno je zachować na przyszłe rekrutacje,
- czy można sprawdzać profil kandydata w mediach społecznościowych,
- jakie dane przekazać agencji pracy tymczasowej i jaką umowę z nią zawrzeć,
- czy można wymagać od pracowników podawania prywatnego numeru telefonu,
- co zrobić, gdy kierownik przesłał listę wynagrodzeń do całego zespołu.
Doradzamy też sklepom, szkołom, gabinetom i wspólnotom z Działdowa przy ogólnym wdrożeniu RODO.
Wdrożenie w kadrach i reakcja na naruszenie
W kadrach przygotowujemy klauzule dla kandydatów i pracowników, zasady przechowywania CV, upoważnienia do przetwarzania danych dla osób z działu kadr i kierowników, wzory zgód na dalsze rekrutacje oraz umowy powierzenia z biurem rachunkowym, firmą kadrowo-płacową czy agencją pracy. Całość wpisujemy do rejestru czynności przetwarzania.
Wysłanie listy płac do niewłaściwych osób lub zgubienie teczki z aktami to typowe naruszenia. Jeżeli mogą powodować ryzyko dla pracowników, zgłasza się je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Za poważne uchybienia przepisy przewidują kary do 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO).
Pracownik lub kandydat może dochodzić roszczeń za naruszenie przepisów o ochronie danych przed sądem okręgowym (art. 17 pkt 4⁵ k.p.c.). Wobec pracodawcy z Działdowa właściwy będzie zwykle Sąd Okręgowy w Elblągu.
Z kancelarii w Gdańsku, ok. 165 km: jak to działa
Działdowo dzieli od kancelarii przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku ok. 165 km w linii prostej. Przy sprawach kadrowych nie ma to znaczenia, bo całość pracy toczy się na dokumentach. Pierwsza rozmowa odbywa się przez telefon lub wideo, najlepiej z udziałem osoby, która prowadzi kadry.
Przesyłają nam Państwo mailem wzory umów, ogłoszeń i formularzy. Odsyłamy poprawione wersje i krótką instrukcję dla działu kadr, co zmienić w codziennej pracy. Spotkanie w kancelarii w Gdańsku jest możliwe, gdy chcą Państwo omówić sprawę na miejscu.
Przed Prezesem UODO reprezentujemy firmę na piśmie jako pełnomocnicy. W sprawie sądowej przed Sądem Okręgowym w Elblągu występują adwokaci Jan Suchanek lub Jakub Stramski.
Pierwszy krok i dokumenty kadrowe do przeglądu
Prosimy przygotować:
- przykładowe ogłoszenie o pracę i formularz aplikacyjny, jeśli jest,
- wzory umów o pracę, zleceń i oświadczeń podpisywanych przez pracowników,
- umowę z agencją pracy lub biurem kadrowo-płacowym,
- informację, jak i gdzie przechowywane są CV i akta,
- przy incydencie: opis, co wysłano lub zgubiono, komu i kiedy to stwierdzono,
- przy skardze: pismo pracownika lub wezwanie z UODO.
Kontakt telefoniczny lub mailowy wystarczy na początek. Prosimy podać liczbę pracowników i informację, czy prowadzą Państwo stałe rekrutacje, bo od tego zależy zakres dokumentów. Pomagamy też pracodawcom z miejscowości Nidzica, Nowe Miasto Lubawskie, Ostróda, Iława i Olsztyn.