Jakie sytuacje dotyczące danych osobowych spotykamy u firm z Mrzezina
Mrzezino leży w gminie wiejskiej Puck, w powiecie puckim. Działają tu głównie niewielkie firmy usługowe, handlowe i rzemieślnicze, a także gospodarstwa wynajmujące pokoje gościom. Ich właściciele zgłaszają się zwykle z jednym konkretnym problemem.
Bywa to rezerwacja noclegów, przy której gospodarz zbiera skany dowodów osobistych gości. Bywa formularz kontaktowy na stronie bez klauzuli informacyjnej. Bywa zatrudnienie pracowników sezonowych i pytanie, jak długo przechowywać ich dokumenty po zakończeniu umowy.
Zdarzają się też sprawy po fakcie: włamanie na skrzynkę mailową firmy, zgubiony pendrive z listą klientów, skarga sąsiada na kamerę obejmującą jego posesję. Wtedy najpierw oceniamy, czy jest to naruszenie ochrony danych w rozumieniu RODO, a dopiero potem decydujemy o dalszych krokach.
Jak wdrażamy RODO u małych przedsiębiorców i co robić przy naruszeniu
Dla pensjonatu, sklepu, warsztatu czy gabinetu przygotowujemy zestaw dokumentów odpowiadający temu, co firma naprawdę robi z danymi. Zwykle są to: rejestr czynności przetwarzania, klauzule dla klientów i pracowników, umowy powierzenia z księgowością i dostawcami systemów rezerwacji oraz krótka instrukcja dla osób pracujących z danymi.
Jeżeli doszło do naruszenia, które może powodować ryzyko dla osób, trzeba je zgłosić Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Nie zgłasza się go do GIODO, bo ten organ został zastąpiony.
Gdy klient lub inna osoba dochodzi roszczeń z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych, w pierwszej instancji właściwy jest sąd okręgowy (art. 17 pkt 4⁵ k.p.c.). Przy pozwanym mającym siedzibę w tej okolicy będzie to Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Współpraca przy odległości około 30 km od Gdańska
Z Mrzezina do kancelarii przy al. Grunwaldzkiej 87/91 jest około 30 km w linii prostej. W sezonie trudno przedsiębiorcom z tej okolicy wyjechać na pół dnia, dlatego proponujemy pracę zdalną: rozmowę telefoniczną albo wideo i wymianę dokumentów mailem.
Kolejność jest prosta. Ustalamy, czego dotyczy sprawa, wysyłamy listę pytań, klient odsyła odpowiedzi i posiadane dokumenty, a my przygotowujemy projekty. Po akceptacji klient dostaje komplet w wersji do wydruku i do edycji.
Spotkanie w kancelarii w Gdańsku umawiamy, gdy klient tego chce albo gdy sprawa jest sporna i wymaga dłuższej rozmowy. W postępowaniach przed Prezesem UODO i przed sądem działamy jako pełnomocnicy, a na rozprawy przychodzi jeden z adwokatów kancelarii.
Pierwsze kroki w sprawie RODO
Na początek wystarczy krótka wiadomość mailowa albo telefon. Opisz, czym zajmuje się firma i co jest powodem kontaktu: nowe wdrożenie, porządkowanie starej dokumentacji, incydent czy pismo z urzędu.
Przydadzą się dokumenty:
- formularze, przez które zbierasz dane, w tym formularz rezerwacji,
- umowy z dostawcami systemów, księgowością i firmą hostingową,
- informacja o monitoringu, jeśli działa,
- przy naruszeniu: data i godzina wykrycia oraz opis, czego dotyczyło.
Po otrzymaniu materiałów przedstawimy plan pracy i koszt, zanim cokolwiek zaczniemy. W tej części powiatu puckiego prowadzimy także sprawy firm z miejscowości Żelistrzewo, Połchowo, Rewa, Reda i Mechelinki.