Mała firma z Pomieczyna a RODO: o co najczęściej pytają klienci
Pomieczyno to wieś w gminie Przodkowo, w której przeważają jednoosobowe działalności i firmy rodzinne. Ich właściciele często słyszą, że RODO to stos dokumentów, i nie wiedzą, od czego zacząć. Pytają nas na przykład:
- czy hydraulik albo elektryk, który zapisuje adresy klientów w telefonie, musi mieć politykę prywatności,
- jak przyjmować zgłoszenia przez formularz na stronie, żeby nie zbierać zbędnych danych,
- czy gospodarstwo agroturystyczne może skanować dowody osobiste gości,
- co wpisać w umowie z księgową, która dostaje listę płac,
- jak odpowiedzieć klientowi, który domaga się usunięcia swoich danych.
Odpowiedź zależy od skali działalności. W małej firmie dokumentacja może być krótka, ale powinna odpowiadać temu, co rzeczywiście dzieje się z danymi.
Rozsądne wdrożenie RODO na wsi i plan na wypadek naruszenia
W jednoosobowej firmie czy niewielkim sklepie nie zaczynamy od gotowego pakietu. Najpierw ustalamy, gdzie są dane: w telefonie, w zeszycie zamówień, w programie do faktur, w skrzynce mailowej. Potem przygotowujemy to, co wymagają przepisy w danej sytuacji, najczęściej klauzulę informacyjną, umowę powierzenia z biurem księgowym i, jeśli jest potrzebny, prosty rejestr czynności przetwarzania.
Warto też wiedzieć, co robić, gdy coś pójdzie źle, na przykład zginie telefon z kontaktami klientów. Naruszenie, które może powodować ryzyko dla tych osób, zgłasza się Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO). Przygotowujemy krótką instrukcję, kto i jak to robi.
Jeżeli klient wystąpi z pozwem o odszkodowanie, sprawę rozpozna sąd okręgowy, a dla firmy z Pomieczyna będzie to zwykle Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Jak pracujemy z klientami z Pomieczyna, 20 km od kancelarii
Od Pomieczyna do kancelarii w Gdańsku jest ok. 20 km w linii prostej. Właściciele małych firm rzadko mają czas na dojazd w ciągu dnia pracy, dlatego proponujemy przede wszystkim rozmowę telefoniczną albo wideo, także po godzinach pracy warsztatu czy sklepu.
Dokumenty wymieniamy mailem. Jeżeli coś jest tylko na papierze, wystarczy zdjęcie telefonem. Gotowe wzory przesyłamy razem z krótkim opisem, kiedy którego użyć.
Kto woli spotkanie, może przyjechać do kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku. W sprawach przed Prezesem UODO i w sądzie działamy jako pełnomocnicy, a na rozprawy chodzi adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski.
Pierwsze kroki dla małej firmy z gminy Przodkowo
Na pierwszą rozmowę nie trzeba niczego przygotowywać na piśmie. Dobrze jednak mieć pod ręką:
- informację, jakie dane klientów Państwo zbierają i w jakim celu,
- nazwę programu do faktur lub sklepu internetowego,
- umowę z księgową lub biurem rachunkowym,
- adres strony internetowej i profilu firmy w mediach społecznościowych,
- pismo od klienta lub z Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli takie przyszło.
Wystarczy zadzwonić lub napisać maila. Przy zgubionym telefonie, włamaniu na konto czy innym zdarzeniu z danymi prosimy o kontakt niezwłocznie, bo termin zgłoszenia jest krótki.
Z podobnymi pytaniami zwracają się do nas też firmy z okolicy: Przodkowo, Szemud, Łebno, Koleczkowo i Banino.