Zakład pracy z Barlinka i RODO: typowa sytuacja
Barlinek jest gminą miejsko-wiejską w powiecie myśliborskim. Wiele spraw stąd dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają większą liczbę osób na zmiany.
Typowy przebieg wygląda tak. Pracownik zostaje zwolniony i kilka tygodni później przysyła żądanie kopii wszystkich swoich danych, w tym nagrań z monitoringu z ostatniego miesiąca pracy. Kadry nie wiedzą, czy nagrania jeszcze istnieją, kto ma do nich dostęp i czy można je wydać bez ujawnienia innych osób. Po chwili przychodzi informacja, że pracownik złożył skargę do Prezesa UODO.
Takie sprawy rzadko dotyczą tylko jednego pisma. Zwykle pokazują, że w firmie brakuje zasad monitoringu, okresów przechowywania i procedury odpowiedzi na żądania. Z podobnymi problemami przychodzą też sklepy, gabinety i wspólnoty z Barlinka, choć w mniejszej skali.
Porządek w danych kadrowych i postępowanie przy naruszeniu
Wdrożenie w zakładzie pracy obejmuje rejestr czynności przetwarzania, klauzule dla pracowników i kandydatów, regulamin monitoringu z okresami przechowywania nagrań, zasady dostępu do akt osobowych, upoważnienia oraz umowy powierzenia z biurem kadrowym, firmą ochroniarską czy dostawcą systemu. Przygotowujemy też procedurę odpowiedzi na żądania pracowników, żeby kadry wiedziały, co robić.
Naruszenie, na przykład udostępnienie nagrania z kamery osobie postronnej, może powodować ryzyko. Wtedy administrator zgłasza je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO).
Pracownik może dochodzić roszczeń z naruszenia przepisów o ochronie danych przed sądem okręgowym (art. 17 pkt 4⁵ k.p.c.). Jeżeli pozwanym jest pracodawca z Barlinka, sprawa trafi zwykle do Sądu Okręgowego w Szczecinie.
Barlinek i Gdańsk: 270 km i organizacja współpracy
Barlinek dzieli od kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku ok. 270 km w linii prostej. Przy takiej odległości większość pracy prowadzimy zdalnie: rozmowy wideo z działem kadr i kierownictwem, wymiana dokumentów mailem, projekty pism do akceptacji.
Dane pracowników są wrażliwe, więc prosimy o przesyłanie ich w zaszyfrowanych plikach i tylko w zakresie potrzebnym do sprawy. Często wystarczają wzory dokumentów bez danych konkretnych osób.
W postępowaniu przed Prezesem UODO przygotowujemy wyjaśnienia w imieniu pracodawcy. Gdy sprawa trafia do sądu w Szczecinie, na rozprawy dojeżdża adwokat Jan Suchanek lub adwokat Jakub Stramski. Spotkanie w kancelarii w Gdańsku jest możliwe, jeśli klient go chce.
Od czego zacząć: dokumenty pracodawcy
Prosimy przygotować:
- żądanie lub skargę pracownika z datą wpływu, jeśli sprawa już trwa,
- regulamin pracy i regulamin monitoringu,
- informację, jak długo przechowywane są nagrania i kto ma do nich dostęp,
- klauzule informacyjne stosowane przy zatrudnieniu,
- umowy z firmami zewnętrznymi obsługującymi kadry, ochronę lub systemy,
- przy naruszeniu: opis zdarzenia i moment jego stwierdzenia.
Kontakt z kancelarią jest możliwy telefonicznie lub mailowo. Przy piśmie z Urzędu Ochrony Danych Osobowych prosimy podać termin na odpowiedź. Nagrań z monitoringu nie trzeba nam przesyłać na początku, wystarczy informacja, czy jeszcze istnieją.
Doradzamy także pracodawcom z miejscowości takich jak Choszczno, Myślibórz, Pyrzyce, Stargard i Gryfino.