Ochrona danych w Kopalinie: przykłady spraw
Kopalino leży w gminie Choczewo, w powiecie wejherowskim; najbliższa miejscowość, Lubiatowo, jest oddalona o 1 km. Nawet niewielka działalność oznacza tu obowiązki wynikające z RODO. Kilka sytuacji, w których warto skonsultować się z prawnikiem:
Przyjmujecie rezerwacje mailem i telefonicznie, zapisujecie dane gości w zeszycie albo arkuszu i nie przekazujecie im żadnej informacji o przetwarzaniu.
Zatrudniacie kilka osób na umowy zlecenia i przechowujecie kopie ich dokumentów bez określonego terminu.
Korzystacie z zewnętrznego systemu do płatności lub rezerwacji, ale nie wiecie, czy jego dostawca zawarł z Wami umowę powierzenia.
Gość albo klient twierdzi, że jego dane zostały udostępnione bez zgody, i grozi skargą do Prezesa UODO lub pozwem.
Każda z tych spraw ma swoje rozwiązanie, a część z nich wymaga szybkiej reakcji.
Dokumenty dopasowane do działalności i postępowanie po incydencie
Wdrożenie RODO w niewielkiej firmie zaczynamy od opisu przetwarzania. Na tej podstawie przygotowujemy klauzule, rejestr czynności przetwarzania, umowy powierzenia i zasady przechowywania dokumentów. Dla sklepu, gabinetu, biura, szkoły czy wspólnoty zestaw dokumentów jest inny, więc nie stosujemy jednego wzoru.
Jeżeli doszło do naruszenia, administrator ocenia, czy zdarzenie może powodować ryzyko dla osób. W takim wypadku zgłasza je Prezesowi UODO, co do zasady w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO). Pomagamy przygotować zgłoszenie i zebrać informacje, które będą potrzebne organowi. Art. 83 RODO przewiduje kary do 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu.
Spory o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za naruszenie ochrony danych rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy, dla Kopalina Sąd Okręgowy w Gdańsku.
65 km do kancelarii: praca zdalna z możliwością spotkania
Z Kopalina do kancelarii w Gdańsku jest około 65 km w linii prostej. Nie ma potrzeby przyjeżdżać, żeby przygotować dokumentację RODO. Całość można zrobić przez telefon, wideo i maila.
Wysyłacie nam skany lub zdjęcia formularzy, umów i regulaminów. Po ich analizie umawiamy rozmowę, w której dopytujemy o szczegóły. Projekty dokumentów odsyłamy do przejrzenia, a po poprawkach dostajecie wersje gotowe do stosowania.
Jeśli wolicie porozmawiać osobiście, umawiamy spotkanie w kancelarii przy al. Grunwaldzkiej. W postępowaniu przed Prezesem UODO działamy na piśmie jako pełnomocnicy. Na rozprawy w sądzie okręgowym w sprawie o roszczenia chodzi adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski, a Wasz przyjazd jest potrzebny, gdy sąd wezwie Was osobiście.
Od czego zacząć
Zacznijcie od telefonu albo maila z krótkim opisem sprawy. Do rozmowy przygotujcie:
- informację o rodzaju działalności i osobach, których dane zbieracie,
- formularze rezerwacji lub zamówień,
- umowy z dostawcami systemów, biurem rachunkowym, firmą obsługującą stronę,
- dokumenty pracowników i zleceniobiorców, które przechowujecie,
- przy naruszeniu: datę i godzinę jego stwierdzenia, opis i zakres danych,
- pisma od Prezesa UODO lub od osoby zgłaszającej roszczenie.
Po rozmowie przedstawimy, jakie dokumenty są potrzebne i ile pracy wymaga ich przygotowanie. Sprawy RODO prowadzimy również dla podmiotów z miejscowości Lubiatowo, Choczewo, Sasino, Białogóra i Gniewino.