Najem przez pośrednika i inne sprawy RODO z Dziwnowa
Dziwnów to gmina miejsko-wiejska w powiecie kamieńskim. Wiele mieszkań i apartamentów jest tu wynajmowanych przez firmy, które zarządzają najmem w imieniu właścicieli. Taki układ rodzi pytania o dane osobowe, na które trudno odpowiedzieć bez analizy umowy.
Właściciel apartamentu pyta, czy to on odpowiada za dane gości, skoro rezerwacje przyjmuje zarządca. Firma zarządzająca chce wiedzieć, czy może wykorzystać dane gości z apartamentów różnych właścicieli do własnego newslettera. Pojawia się też problem kamer w częściach wspólnych budynku i zamków na kod, które rejestrują wejścia.
Zgłaszają się do nas również sklepy, punkty gastronomiczne, wypożyczalnie i wspólnoty mieszkaniowe z Dziwnowa, które chcą uporządkować dokumentację lub mają za sobą incydent z danymi.
Podział obowiązków między właścicielem a zarządcą i reakcja na naruszenie
W układzie właściciel i zarządca ustalamy, kto decyduje o celach przetwarzania danych gości. Najczęściej administratorem jest ten, kto zawiera umowę z gościem, a druga strona przetwarza dane na jego zlecenie. Wtedy potrzebna jest umowa powierzenia z jasnymi zasadami korzystania z danych. Przygotowujemy też klauzule dla gości, regulamin najmu w części dotyczącej danych, zasady monitoringu i, gdy jest wymagany, rejestr czynności przetwarzania.
Jeśli dojdzie do naruszenia, na przykład wycieku kodów do drzwi wraz z nazwiskami gości, trzeba ocenić ryzyko. Gdy występuje, administrator zgłasza naruszenie Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO). Umowa powinna określać, jak szybko zarządca informuje właściciela.
Roszczenia gości rozpoznaje sąd okręgowy, przy podmiotach z Dziwnowa zwykle Sąd Okręgowy w Szczecinie.
Dziwnów, 255 km od kancelarii: współpraca zdalna
Dziwnów leży ok. 255 km w linii prostej od kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku. Sprawy z tej odległości prowadzimy zdalnie: rozmowa przez wideo lub telefon, umowy i regulaminy przesyłane mailem, projekty dokumentów odsyłane do akceptacji.
Często pracujemy jednocześnie z właścicielem i zarządcą, bo umowa powierzenia musi odpowiadać obu stronom. Możemy reprezentować jedną z nich albo przygotować projekt do wspólnego uzgodnienia, jeśli obie tego chcą i nie ma między nimi sporu.
Spotkanie w kancelarii w Gdańsku jest możliwe na życzenie klienta. W postępowaniu przed sądem w Szczecinie reprezentuje Państwa adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski.
Pierwsze kroki: umowy i dokumenty najmu
Na początek prosimy przygotować:
- umowę między właścicielem a firmą zarządzającą najmem,
- regulamin najmu i formularz rezerwacji,
- informację, przez jakie serwisy przyjmowane są rezerwacje,
- opis kamer i zamków elektronicznych, jeśli są w budynku,
- przy naruszeniu: opis zdarzenia i datę jego stwierdzenia.
Skontaktować się można telefonicznie lub mailowo. Najlepiej uporządkować umowy przed sezonem, a przy naruszeniu danych prosimy o kontakt od razu, bo termin zgłoszenia jest krótki i biegnie także w weekend. Jeżeli w sprawie uczestniczy zarządca, warto od razu przekazać nam jego dane kontaktowe.
Doradzamy też firmom i właścicielom apartamentów z miejscowości takich jak Kamień Pomorski, Pobierowo, Rewal, Niechorze i Międzyzdroje.