Ochrona danych w podmiotach z Ostródy: przykładowe sprawy
Ostróda jest gminą miejską i siedzibą powiatu ostródzkiego. Przepisy RODO obejmują tu tak samo firmę jednoosobową, jak szkołę czy spółdzielnię mieszkaniową.
Kilka przykładów sytuacji, w których pomagamy:
Właściciel sklepu internetowego chce zmienić dostawcę platformy i nie wie, jak uregulować przekazanie bazy klientów.
Gabinet rehabilitacji zamierza wysyłać pacjentom przypomnienia SMS i pyta o podstawę przetwarzania.
Pracodawca chce wprowadzić monitoring poczty służbowej i kamer na hali.
Dyrektor szkoły dostał skargę rodzica na publikację zdjęć z wydarzenia szkolnego.
Firma usługowa padła ofiarą ataku, w którym przejęto skrzynkę z danymi klientów, i musi zdecydować, czy zgłosić naruszenie.
Klient domaga się zadośćuczynienia za ujawnienie jego danych osobie trzeciej.
Jak wdrażamy RODO i co robić, gdy dane wyciekną
Przy wdrożeniu najpierw spisujemy procesy, w których pojawiają się dane osobowe. W sklepie będą to zamówienia, reklamacje i newsletter, w gabinecie dokumentacja pacjentów, w biurze dane klientów i pracowników, w szkole dane uczniów, we wspólnocie dane właścicieli lokali. Na tej podstawie powstaje rejestr czynności przetwarzania, klauzule, umowy powierzenia i procedura incydentów.
Po stwierdzeniu naruszenia trzeba ocenić, czy może ono powodować ryzyko dla osób. Jeżeli tak, administrator zgłasza je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin (art. 33 RODO). Kary przewidziane w art. 83 RODO sięgają 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu.
Roszczenia osób poszkodowanych rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy. W sprawach przeciwko podmiotom z Ostródy właściwy będzie zazwyczaj Sąd Okręgowy w Elblągu.
115 km od Gdańska: praca na odległość
Z Ostródy do kancelarii w Gdańsku jest około 115 km w linii prostej. Sprawy RODO prowadzimy z klientami z tej odległości zdalnie: przez telefon, wideo i maila. Dokumenty możecie przesyłać w dowolnym formacie, także jako zdjęcia z telefonu.
Pracę nad dokumentacją zaczynamy od rozmowy z osobą, która najlepiej zna codzienną pracę firmy z danymi. Potem przygotowujemy projekty i omawiamy je na kolejnym spotkaniu online.
Gdy wolicie spotkanie osobiste, umawiamy się w kancelarii przy al. Grunwaldzkiej. Przy rozbudowanym audycie przyjeżdżamy na miejsce.
Pisma do Prezesa UODO przygotowujemy i składamy w Waszym imieniu. Jeżeli sprawa trafi do Sądu Okręgowego w Elblągu, na rozprawy dojeżdża adwokat, który ją prowadzi.
Pierwszy krok w sprawie RODO
Wystarczy mail albo telefon z opisem sytuacji. Do pierwszej rozmowy przygotujcie, w miarę możliwości:
- dokumentację RODO, którą macie, i informację, kto ją przygotował,
- umowy z dostawcami usług, którzy mają dostęp do danych,
- treść klauzul w formularzach i na stronie internetowej,
- regulamin monitoringu,
- przy naruszeniu: datę i godzinę jego stwierdzenia, zakres danych i opis działań, które już podjęliście,
- pisma od Prezesa UODO albo od osoby, która wysuwa roszczenia.
Na tej podstawie wskażemy, co jest pilne, a co można zrobić w dalszej kolejności. Sprawy RODO prowadzimy też dla podmiotów z miejscowości Morąg, Iława, Olsztyn, Nowe Miasto Lubawskie i Pasłęk.