Pytania o RODO, które zadają nam podmioty z Żelistrzewa
Żelistrzewo należy do gminy wiejskiej Puck, a samo miasto Puck jest kilka kilometrów dalej. Sprawy z ochrony danych, z którymi przychodzą do nas firmy i instytucje z tej części powiatu puckiego, często zaczynają się od jednego pytania.
„Czy muszę mieć rejestr czynności przetwarzania, skoro zatrudniam dwie osoby?” Odpowiedź zależy od tego, jakie dane i jak często przetwarzacie, więc trzeba to sprawdzić.
„Kontrahent przysłał umowę powierzenia, podpisać?” Najpierw należy ustalić, kto w tej relacji jest administratorem, a kto podmiotem przetwarzającym.
„Zgubiłem telefon służbowy z kontaktami klientów. Co teraz?” Tu liczą się godziny.
„Przyszło pismo z UODO.” Wtedy przygotowujemy odpowiedź i zbieramy dowody, że firma działała zgodnie z przepisami.
Wdrożenie i incydent: dwa rodzaje pracy, te same zasady
Wdrożenie RODO w sklepie, gabinecie, biurze, szkole czy wspólnocie to praca planowa. Opisujemy procesy, w których pojawiają się dane, przygotowujemy rejestr, klauzule, umowy powierzenia i zasady przechowywania dokumentów, a potem pokazujemy, jak z nich korzystać na co dzień.
Incydent wymaga szybkich decyzji. Jeżeli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO, co do zasady w ciągu 72 godzin od chwili jego stwierdzenia (art. 33 RODO). Opóźnienie lub brak zgłoszenia mogą być brane pod uwagę przy ocenie sprawy przez organ, który może nałożyć karę do 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO).
Jeśli osoba poszkodowana wystąpi z pozwem, sprawę w pierwszej instancji rozpoznaje sąd okręgowy, a dla tego terenu jest nim Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Jak pracujemy z klientem oddalonym o 35 km
Kancelaria jest w Gdańsku, przy al. Grunwaldzkiej, około 35 km w linii prostej od Żelistrzewa. Taki dystans nie przeszkadza w prowadzeniu sprawy RODO, bo większość czynności nie wymaga spotkań.
Dokumenty przyjmujemy mailem w dowolnej formie: skany, zdjęcia, pliki tekstowe. Po ich przejrzeniu dzwonimy albo łączymy się przez wideo i dopytujemy o to, czego z papierów nie widać. Projekty odsyłamy z komentarzami.
Jeśli wolicie omówić wszystko osobiście, umawiamy spotkanie w kancelarii. W razie potrzeby, na przykład przy audycie monitoringu, przyjeżdżamy na miejsce. Postępowanie przed Prezesem UODO prowadzimy na piśmie, a na rozprawy w sądzie okręgowym chodzi adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski.
Zanim zadzwonicie: lista dokumentów
Do rozmowy wystarczy kilka dokumentów. Jeśli któregoś nie macie, to też jest informacja, z którą możemy pracować.
- Formularze, w których zbieracie dane klientów, i treść klauzul.
- Umowy z firmami, które mają dostęp do danych: księgowość, informatyk, dostawca strony internetowej.
- Dokumentacja pracownicza, jeśli zatrudniacie osoby.
- Opis monitoringu albo innych narzędzi rejestrujących.
- Przy naruszeniu: godzina stwierdzenia, opis zdarzenia, rodzaj danych.
- Pismo z Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli przyszło.
Kontakt telefoniczny lub mailowy. W pilnych sprawach prosimy o telefon. Sprawy RODO prowadzimy też dla podmiotów z miejscowości Mrzezino, Puck, Połchowo, Leśniewo i Rewa.