Sprawy z zakresu ochrony danych w Koszalinie
Koszalin jest miastem na prawach powiatu w województwie zachodniopomorskim. W dużym mieście z danymi osobowymi pracuje wiele rodzajów podmiotów, a każdy z nich ma inne ryzyka.
Przedsiębiorcy pytają nas zwykle o:
- przegląd dokumentacji, która powstała kilka lat temu i nie odpowiada obecnej działalności,
- umowy powierzenia z dostawcami chmury, systemów CRM, biur rachunkowych i agencji marketingowych,
- rekrutację: jak długo przechowywać CV i co napisać w ogłoszeniu,
- monitoring kamer, poczty i pojazdów służbowych,
- marketing: zgody na newsletter i kontakt telefoniczny.
Instytucje, takie jak szkoły, przychodnie i spółdzielnie, częściej zgłaszają się w związku z konkretnym zdarzeniem: skargą do Prezesa UODO, wyciekiem danych albo żądaniem osoby, która chce wiedzieć, jakie informacje o niej są przechowywane.
Wdrożenie RODO, incydenty i właściwość sądu
Wdrożenie zaczynamy od wywiadu z osobami, które na co dzień pracują z danymi. Inaczej wygląda to w sklepie, inaczej w gabinecie, biurze, szkole czy wspólnocie. Efektem jest rejestr czynności przetwarzania, klauzule, umowy powierzenia, zasady monitoringu i procedura reagowania na incydenty.
Ta procedura powinna być prosta, bo czasu jest mało. Jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Prezes UODO może nałożyć karę do 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO).
Roszczenia osób, których dane naruszono, rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy. Gdy pozwanym jest podmiot z tego miasta, sprawą zajmie się zazwyczaj Sąd Okręgowy w Koszalinie.
Kancelaria w Gdańsku, około 160 km: sprawy prowadzone zdalnie
Od Koszalina do kancelarii jest około 160 km w linii prostej. Przy takiej odległości prowadzimy sprawy RODO zdalnie, co w tej dziedzinie sprawdza się bardzo dobrze.
Kontakt odbywa się telefonicznie, przez wideo i mailem. Dokumenty przesyłacie w formie elektronicznej, a my odsyłamy projekty z komentarzami. Przy dużym audycie możemy zorganizować wyjazd i spędzić dzień na miejscu, rozmawiając z pracownikami różnych działów.
Spotkanie w kancelarii przy al. Grunwaldzkiej jest możliwe, gdy będziecie w Gdańsku. Postępowanie przed Prezesem UODO jest pisemne i w całości prowadzimy je my. W procesie przed sądem okręgowym na rozprawy dojeżdża adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski. Jeśli sąd wyznaczy rozprawę zdalną, możemy wziąć w niej udział z kancelarii.
Jak zacząć sprawę RODO
Sprawę zaczynamy od rozmowy, w której ustalamy, czego dokładnie potrzebujecie. Wcześniej warto przygotować:
- Obecną dokumentację RODO wraz z rejestrem czynności przetwarzania.
- Listę systemów i dostawców usług, którzy mają dostęp do danych.
- Umowy powierzenia, które już zawarliście.
- Regulamin monitoringu i treść ogłoszeń rekrutacyjnych.
- Przy naruszeniu: datę i godzinę stwierdzenia, opis, zakres danych, liczbę osób.
- Korespondencję z Urzędem Ochrony Danych Osobowych lub z osobą zgłaszającą roszczenie.
Dokumenty możecie przesłać mailem przed rozmową, co skraca czas analizy. Sprawy z zakresu ochrony danych prowadzimy także dla podmiotów z miejscowości Mielno, Białogard, Ustronie Morskie, Darłowo i Sławno.