Wspólnoty i firmy z Kosakowa: sprawy o dane osobowe
Gmina Kosakowo w powiecie puckim to w dużej części zabudowa mieszkaniowa, a z nią wspólnoty, zarządcy i firmy obsługujące osiedla. Dlatego w sprawach z Kosakowa często wracają pytania o dane mieszkańców.
Zarząd wspólnoty chce wiedzieć, czy może wywiesić na klatce listę zadłużonych lokali, komu udostępnić nagranie z kamery na parkingu i czy przy głosowaniu nad uchwałą wolno rozesłać mailem pełną listę właścicieli. Zarządca pyta, co musi znaleźć się w umowie powierzenia ze wspólnotą.
Zwracają się też do nas firmy usługowe z gminy: sklepy, gabinety i biura, które prowadzą strony internetowe, newslettery i zapisy online. Ich problemem bywa zgoda marketingowa, skarga klienta do Prezesa UODO albo wysłanie wiadomości do wszystkich odbiorców w jawnej kopii.
Dokumentacja RODO dla wspólnoty lub firmy i postępowanie przy naruszeniu
Wdrożenie we wspólnocie wygląda inaczej niż w sklepie. We wspólnocie ustalamy, kto jest administratorem danych, a kto podmiotem przetwarzającym, przygotowujemy umowę powierzenia z zarządcą, zasady monitoringu i klauzule dla właścicieli. W firmie zaczynamy od rejestru czynności przetwarzania, polityki prywatności i umów z dostawcami usług.
Gdy dojdzie do naruszenia, na przykład zarządca omyłkowo wyśle rozliczenia wszystkich lokali do jednego właściciela, trzeba ocenić ryzyko. Jeżeli występuje, naruszenie zgłasza się Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO).
Za poważne uchybienia Prezes UODO może nałożyć karę pieniężną, której górna granica to 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO). Spór o odszkodowanie rozpoznaje sąd okręgowy, w przypadku podmiotów z Kosakowa zazwyczaj Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Kosakowo, Gdańsk i 25 km: zebrania, rozmowy wideo, maile
Kancelaria przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku leży ok. 25 km w linii prostej od Kosakowa. Zarządy wspólnot często pracują po godzinach, więc proponujemy rozmowy wideo wieczorem, a projekty uchwał, umów i klauzul wysyłamy mailem do wszystkich członków zarządu jednocześnie.
Jeżeli trzeba omówić sprawę z większą grupą, można też przyjechać na spotkanie do kancelarii w Gdańsku. Firmy z gminy zwykle wybierają jedną rozmowę na początku i dalszą korespondencję mailową.
W postępowaniu przed Prezesem UODO przygotowujemy wyjaśnienia i odpowiedzi na wezwania. W sądzie wspólnotę lub firmę reprezentuje adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski, więc członkowie zarządu nie muszą bywać na każdej rozprawie.
Od czego zacząć: lista dokumentów dla wspólnoty i firmy
Wspólnota mieszkaniowa powinna przygotować:
- umowę z zarządcą nieruchomości,
- informację o kamerach i miejscu przechowywania nagrań,
- wzory ogłoszeń i zawiadomień wysyłanych do właścicieli.
Firma z kolei:
- politykę prywatności strony i treść zgód marketingowych,
- listę dostawców z dostępem do danych,
- skargę klienta lub pismo z urzędu, jeśli już się pojawiło.
Kontakt z kancelarią jest możliwy telefonicznie lub mailowo, a termin pierwszej rozmowy ustalamy od razu. Wspólnota może przesłać materiały przez zarządcę, ale do rozmowy warto zaprosić także członka zarządu, który podejmuje decyzje. Przy naruszeniu danych mieszkańców prosimy o informację, kiedy dokładnie zauważono zdarzenie, bo od tej chwili liczy się 72 godziny na zgłoszenie.
Prowadzimy także sprawy z sąsiednich miejscowości, takich jak Mechelinki, Rewa, Rumia, Mrzezino i Gdynia.