Hotele i SPA: sprawy RODO z Międzyzdrojów
Hotel z częścią SPA przetwarza dane na kilku poziomach. Recepcja zbiera dane przy meldunku, restauracja może prowadzić listę alergii, a gabinet zabiegowy pyta o przeciwwskazania, ciążę czy choroby. Do tego monitoring, program lojalnościowy i opinie gości.
Właściciele i menedżerowie obiektów z Międzyzdrojów pytają nas między innymi:
- jak przechowywać ankiety przed zabiegami i kto może je czytać,
- czy terapeuta może wysyłać gościom przypomnienia o wizytach na prywatny telefon,
- jak oznaczyć kamery w strefie basenu i saunarium, i czy w ogóle wolno je tam montować,
- jak odpowiedzieć na negatywną opinię w internecie, nie ujawniając danych gościa,
- co zrobić, gdy recepcja wydała kartę pokoju i dane innej osoby.
Pomagamy też innym podmiotom z Międzyzdrojów: sklepom, szkołom i wspólnotom.
Wdrożenie w obiekcie z usługami zdrowotnymi i co przy naruszeniu
W hotelu ze SPA rozdzielamy procesy: meldunek, gastronomia, zabiegi, marketing, monitoring. Dla każdego przygotowujemy wpis w rejestrze czynności przetwarzania, klauzulę i zasady dostępu. Ankiety zdrowotne wymagają osobnych zasad przechowywania i niszczenia. Umowy powierzenia zawieramy z dostawcą systemu hotelowego, firmą od monitoringu, zewnętrznymi terapeutami, jeśli pracują na Państwa rzecz.
Naruszenie dotyczące ankiet zdrowotnych czy danych z kart gości zwykle może powodować ryzyko dla osób. Zgłasza się je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Kary mogą sięgać 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO).
Roszczenia gości rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy (art. 17 pkt 4⁵ k.p.c.). Wobec obiektu z powiatu kamieńskiego będzie to zwykle Sąd Okręgowy w Szczecinie.
Ok. 275 km od Gdańska: jak współpracujemy
Międzyzdroje dzieli od kancelarii przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku ok. 275 km w linii prostej. Współpraca jest więc zdalna. Na pierwszej rozmowie wideo dobrze, by byli menedżer obiektu i osoba odpowiedzialna za SPA, bo każda z nich zna inną część procesów.
Dokumenty, ankiety, regulaminy i zdjęcia oznaczeń monitoringu przesyłają Państwo mailem. Odsyłamy poprawione wzory i krótkie instrukcje dla recepcji i terapeutów, które można wydrukować i zostawić na stanowisku pracy.
Spotkanie w kancelarii w Gdańsku jest możliwe, jeśli będą Państwo na Pomorzu. W postępowaniu przed Prezesem UODO występujemy jako pełnomocnicy. Przed Sądem Okręgowym w Szczecinie sprawę prowadzą adwokaci Jan Suchanek lub Jakub Stramski.
Pierwsze kroki: materiały z recepcji i SPA
Prosimy przygotować:
- kartę meldunkową i formularz rezerwacji,
- ankiety i zgody wypełniane przed zabiegami,
- regulamin hotelu i SPA,
- opis monitoringu: rozmieszczenie kamer i czas przechowywania nagrań,
- umowy z dostawcami systemów i z zewnętrznymi terapeutami,
- przy incydencie lub skardze: opis zdarzenia i całą korespondencję.
Kontakt telefoniczny lub mailowy wystarczy na początek. Prosimy wskazać, ile osób pracuje na recepcji i w części zabiegowej, bo od tego zależy, ile upoważnień trzeba przygotować. Instrukcje dla personelu przygotujemy tak, żeby mogli z nich korzystać także pracownicy sezonowi. Doradzamy też obiektom i firmom z miejscowości Świnoujście, Kamień Pomorski, Dziwnów, Pobierowo i Rewal.