Najczęstsze sprawy z zakresu ochrony danych w Rumi
Rumia jest miastem w powiecie wejherowskim, w którym działa dużo handlu, usług i zarządców nieruchomości. Z tej struktury wynikają sprawy, które trafiają do nas najczęściej.
Wspólnoty mieszkaniowe pytają, jakie dane właścicieli lokali mogą udostępniać na tablicy ogłoszeń i w uchwałach. Sklepy internetowe chcą sprawdzić regulamin, politykę prywatności i pliki cookies. Gabinety stomatologiczne i fizjoterapeutyczne porządkują dokumentację pacjentów i dostęp do programu rejestracji. Pracodawcy pytają o monitoring w miejscu pracy i o przechowywanie akt osobowych.
Osobną grupą są sprawy sporne: skarga klienta do UODO, kontrola urzędu, wezwanie do zapłaty zadośćuczynienia za ujawnienie danych. Tu liczy się szybkie zebranie dowodów, jakie środki firma stosowała, zanim doszło do problemu.
Wdrożenie RODO w podmiotach z Rumi i postępowanie po naruszeniu
Audyt zaczynamy od rozmowy z osobą, która najlepiej zna codzienną pracę firmy, często nie z właścicielem, tylko z kierowniczką recepcji czy administratorem budynku. Potem powstają dokumenty dopasowane do rodzaju podmiotu: rejestr czynności, klauzule informacyjne, umowy powierzenia, polityka prywatności, procedura obsługi żądań osób.
Gdy dochodzi do naruszenia, pomagamy w trzech krokach:
- ocena, czy zdarzenie może powodować ryzyko dla osób,
- zgłoszenie do Prezesa UODO, co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO),
- decyzja, czy zawiadomić same osoby i jak to zrobić.
Dobrze przeprowadzona reakcja ma znaczenie przy ewentualnej karze, która w skrajnych przypadkach może sięgać 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO). Spory cywilne rozpoznaje sąd okręgowy, przy pozwanym z tego rejonu Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Rumia i Gdańsk: współpraca na dystansie około 25 km
Kancelaria znajduje się w Gdańsku przy al. Grunwaldzkiej 87/91, około 25 km w linii prostej od Rumi. Klienci z tego miasta korzystają z obu form kontaktu: część przyjeżdża na spotkanie do Gdańska, część od początku pracuje z nami zdalnie.
Przy wdrożeniu dokumenty krążą mailem, a ustalenia robimy na krótkich rozmowach wideo. Przy zarządcach nieruchomości i wspólnotach często ustalamy jedną osobę kontaktową, żeby nie mnożyć wersji dokumentów.
W razie kontroli lub skargi do UODO odpowiadamy na pisma urzędu jako pełnomocnicy klienta. Jeżeli spór trafi do sądu, na rozprawy przychodzi adwokat Jan Suchanek albo Jakub Stramski. Klient nie musi brać udziału w każdym terminie, a o tym, kiedy jego obecność jest potrzebna, informujemy z wyprzedzeniem.
Co przygotować i jak się z nami skontaktować
Jeżeli chodzi o wdrożenie albo audyt, przygotuj listę systemów, w których przechowujesz dane, obecne klauzule i umowy z dostawcami. Wspólnoty i zarządcy niech dołączą wzory ogłoszeń i uchwał, w których pojawiają się dane właścicieli.
Jeżeli doszło do naruszenia, zapisz od razu:
- kiedy zdarzenie wykryto i przez kogo,
- jakich danych i ilu osób dotyczy,
- co już zrobiono, żeby ograniczyć skutki.
Przy sporze potrzebujemy pisma z UODO albo wezwania do zapłaty wraz z korespondencją. Zadzwoń lub napisz maila, ustalimy termin rozmowy. Pracujemy też z firmami z sąsiedztwa, w tym z miejscowości Łężyce, Reda, Bieszkowice, Kosakowo i Mechelinki.