Stargard: sprawy dotyczące danych osobowych w firmach i instytucjach
Stargard to gmina miejska i siedziba powiatu stargardzkiego. Klienci z tego miasta to w dużej części pracodawcy, ale także sklepy, gabinety, szkoły i zarządcy nieruchomości.
U pracodawców najwięcej pytań dotyczy monitoringu i kontroli poczty, przechowywania dokumentów rekrutacyjnych oraz przekazywania danych firmom szkoleniowym, medycynie pracy i ubezpieczycielom. Wspólnoty i zarządcy chcą wiedzieć, jakie dane właścicieli mogą pojawiać się w uchwałach i ogłoszeniach. Sklepy pytają o zgody na marketing i o to, co zrobić, gdy klient żąda usunięcia danych.
Prowadzimy też sprawy, w których pojawiła się kontrola albo skarga. Pracownik zarzuca firmie nadmierny monitoring, mieszkaniec skarży się na kamerę na klatce, klient wysyła wezwanie do zapłaty. Każda z tych spraw wymaga szybkiego przejrzenia dokumentów i przygotowania odpowiedzi w terminie.
Jak wdrażamy RODO w stargardzkich podmiotach i co robić przy naruszeniu
Zaczynamy od rozpoznania obiegu danych, a kończymy na dokumentach, które firma faktycznie stosuje. W zakładzie pracy szczególną uwagę poświęcamy kadrom i monitoringowi. W sklepie stronie i marketingowi. W gabinecie danym o zdrowiu. W szkole danym uczniów i rodziców. We wspólnocie udostępnianiu danych i nagrań.
Każdy podmiot dostaje rejestr czynności przetwarzania, klauzule, umowy powierzenia i procedurę na wypadek naruszenia. W tej procedurze najważniejsza jest jedna zasada: jeżeli zdarzenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO).
Za poważne uchybienia grożą kary do 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO). Roszczenia cywilne rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy (art. 17 pkt 4⁵ k.p.c.), przy pozwanym z tego terenu Sąd Okręgowy w Szczecinie.
Współpraca z kancelarią oddaloną o około 260 km
Od Stargardu do kancelarii przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku jest około 260 km w linii prostej. Klientów z tego miasta obsługujemy zdalnie i nie wymagamy przyjazdu do Gdańska, choć spotkanie w kancelarii zawsze jest możliwe.
Przy wdrożeniu najlepiej sprawdza się praca w krótkich etapach: rozmowa wideo, ankieta, przesłanie dokumentów mailem, projekty z naszymi komentarzami, druga rozmowa i wersja ostateczna. W większych firmach w rozmowach uczestniczy zwykle osoba z kadr i osoba od systemów.
W postępowaniu przed Prezesem UODO przygotowujemy wyjaśnienia i odpowiedzi na wezwania jako pełnomocnicy. Jeżeli spór trafi do Sądu Okręgowego w Szczecinie, na rozprawy dojeżdża adwokat Jan Suchanek albo Jakub Stramski. Klient dostaje od nas relację z każdego posiedzenia.
Jak przygotować się do współpracy
Najpierw prześlij krótki opis działalności. Pracodawcy niech dołączą wzory klauzul i umów, regulamin monitoringu oraz umowy z firmą płacową i medycyną pracy. Sklepy i firmy usługowe: politykę prywatności, regulamin i listę dostawców. Wspólnoty i zarządcy: wzory ogłoszeń i uchwał.
W sprawie pilnej potrzebujemy:
- pisma z UODO lub wezwania, z datą doręczenia,
- opisu incydentu z godziną jego wykrycia,
- informacji, jakich danych i ilu osób dotyczy.
Zadzwoń albo napisz maila, a zaproponujemy termin rozmowy i zakres pracy, jeszcze zanim podejmiesz decyzję o współpracy. Prowadzimy także sprawy firm i instytucji z miejscowości Pyrzyce, Goleniów, Choszczno, Szczecin i Nowogard.