Sprawy z zakresu RODO od klientów z Lidzbarka Warmińskiego
Lidzbark Warmiński jest gminą miejską i siedzibą powiatu lidzbarskiego. Zwracają się do nas stąd przede wszystkim właściciele firm handlowych i usługowych, pracodawcy, gabinety oraz podmioty przyjmujące gości.
W praktyce pytania układają się w kilka grup. Pracodawcy chcą wiedzieć, jakich danych mogą żądać od kandydatów i jak długo przechowywać ich CV. Gabinety pytają o udostępnianie dokumentacji członkom rodziny pacjenta. Firmy z monitoringiem chcą sprawdzić, czy oznaczenia i czas przechowywania nagrań są właściwe. Obiekty noclegowe pytają o dane gości i marketing.
Osobno prowadzimy sprawy sporne. Klient uważa, że firma przekazała jego dane bez zgody, i zapowiada pozew. Do pracodawcy trafia wezwanie z UODO po skardze pracownika. W takich sytuacjach ustalamy, jakie dowody ma firma i jak odpowiedzieć w terminie.
Wdrożenie RODO w lidzbarskich firmach i instytucjach oraz plan na wypadek naruszenia
Pracujemy z różnymi podmiotami: sklepami, gabinetami, biurami usługowymi, szkołami i wspólnotami mieszkaniowymi. U każdego zaczynamy od mapy danych, a potem przygotowujemy:
- rejestr czynności przetwarzania,
- klauzule informacyjne dla klientów, pacjentów i pracowników,
- umowy powierzenia z dostawcami usług,
- procedurę realizacji żądań osób i procedurę na wypadek incydentu.
Naruszenie, które może powodować ryzyko dla osób, zgłasza się Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Organem nie jest już GIODO.
Kary pieniężne mogą sięgać 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO). Roszczenia osób, których dane dotyczą, rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy. Przy pozwanym z tego powiatu będzie to co do zasady Sąd Okręgowy w Olsztynie.
Jak prowadzimy sprawę z odległości około 130 km
Kancelaria znajduje się przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku, około 130 km w linii prostej od Lidzbarka Warmińskiego. Klientów z tego miasta obsługujemy zdalnie, co przy wdrożeniu RODO w niczym nie przeszkadza.
Zaczynamy od rozmowy wideo lub telefonicznej, w której ustalamy zakres i koszt. Następnie klient przesyła mailem posiadane dokumenty, a my przygotowujemy projekty z komentarzami. Jeżeli coś wymaga wyjaśnienia, umawiamy kolejną krótką rozmowę. Spotkanie w Gdańsku jest możliwe, gdy klient chce omówić sprawę osobiście.
W postępowaniu przed Prezesem UODO odpowiadamy na wezwania i przygotowujemy wyjaśnienia jako pełnomocnicy. Gdy spór trafi do Sądu Okręgowego w Olsztynie, na rozprawy dojeżdża adwokat Jan Suchanek albo Jakub Stramski. Klient stawia się w sądzie tylko wtedy, gdy jego obecność jest wymagana.
Jak zacząć: dokumenty i kontakt
Najprościej zacząć od maila z opisem działalności i problemu. Jeśli to możliwe, dołącz:
- wzory umów z pracownikami i klauzule dla kandydatów,
- informację o monitoringu i czas przechowywania nagrań,
- umowy z firmami, które obsługują Twoje systemy, księgowość lub kadry,
- politykę prywatności i formularze ze strony,
- przy sporze: pismo z UODO albo wezwanie do zapłaty, z datą doręczenia.
Przy naruszeniu danych zadzwoń, bo termin na zgłoszenie jest krótki, a dokumenty możesz przesłać w trakcie. W pozostałych sprawach odpowiemy mailem z propozycją terminu rozmowy i zakresem pracy. Prowadzimy też sprawy podmiotów z miejscowości Bartoszyce, Orneta, Biskupiec, Olsztyn i Morąg.