Sprawy RODO, z którymi przychodzą do nas firmy z Sopotu
W nadmorskim mieście dużo jest wynajmu krótkoterminowego, gastronomii i gabinetów, więc najczęściej rozmawiamy o danych gości, klientów i pacjentów. Typowe sytuacje:
- właściciel apartamentów pyta, czy może kopiować dowody osobiste gości i jak długo przechowywać dane z rezerwacji,
- gabinet kosmetyczny lub stomatologiczny potrzebuje polityki prywatności i umowy powierzenia z dostawcą systemu do zapisów,
- restauracja zamontowała monitoring i nie wie, jak oznaczyć kamery i komu udostępniać nagrania,
- wspólnota mieszkaniowa dostała skargę mieszkańca na wywieszenie listy zaległości na klatce,
- spółka otrzymała pismo od Prezesa UODO po skardze klienta.
Zgłaszają się do nas także mieszkańcy Sopotu, których dane wyciekły z jakiejś firmy, i pytają, czy mogą domagać się odszkodowania.
Jak wdrażamy RODO w Sopocie i co robić po naruszeniu danych
Wdrożenie zaczynamy od ustalenia, jakie dane firma faktycznie zbiera: rezerwacje, karty pacjentów, nagrania z kamer, listy płac. Na tej podstawie przygotowujemy rejestr czynności przetwarzania, umowy powierzenia z biurem rachunkowym, firmą IT czy systemem rezerwacyjnym oraz politykę prywatności. Dla małego sklepu wystarczy kilka dokumentów, dla szkoły czy wspólnoty zakres jest szerszy.
Przy naruszeniu, na przykład zgubieniu laptopa z bazą klientów albo wysłaniu maila do niewłaściwych osób, liczy się czas. Jeżeli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, zgłasza się je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Pomagamy ocenić ryzyko i przygotować zgłoszenie.
Roszczenia za naruszenie przepisów o ochronie danych rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy (art. 17 pkt 4⁵ k.p.c.); w sporze z firmą z Sopotu będzie to zwykle Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Współpraca z kancelarią w Gdańsku, ok. 7 km od Sopotu
Kancelaria mieści się przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku, ok. 7 km w linii prostej od Sopotu. Przy takiej odległości pierwsze spotkanie najczęściej odbywa się u nas, przy stole, z dokumentami firmy na miejscu. Jeżeli wolą Państwo nie odrywać się od pracy, rozmawiamy przez telefon albo wideo.
Obecną politykę prywatności, umowy z dostawcami i klauzule przesyłają Państwo mailem. Projekty wracają w wersji do edycji, z komentarzami przy każdej zmianie. Postępowanie przed Prezesem UODO toczy się zwykle na piśmie, więc odpowiedzi na wezwania przygotowujemy i składamy jako pełnomocnicy. Jeśli sprawa trafi do sądu, na rozprawy chodzą adwokaci Jan Suchanek lub Jakub Stramski, a klient przychodzi wtedy, gdy jego obecność jest potrzebna, na przykład do przesłuchania.
Od czego zacząć porządkowanie danych w firmie
Na pierwszą rozmowę warto przygotować:
- listę systemów, w których są dane (program księgowy, system rezerwacji, sklep internetowy, monitoring),
- umowy z firmami, które mają dostęp do tych danych,
- obecne klauzule informacyjne i politykę prywatności,
- przy naruszeniu: opis zdarzenia, datę i godzinę jego stwierdzenia oraz krąg osób, których dotyczy,
- przy piśmie z UODO: całe pismo wraz z potwierdzeniem doręczenia.
Najprościej zadzwonić albo napisać maila z krótkim opisem sytuacji. Przy wycieku prosimy zaznaczyć to w temacie wiadomości, bo termin 72 godzin biegnie od stwierdzenia naruszenia. Prowadzimy też sprawy firm i instytucji z miejscowości: Chwaszczyno, Tuchom, Gdynia, Banino i Gdańsk.