Dane osobowe w firmach i instytucjach z Banina: typowe pytania
Banino w gminie Żukowo to miejscowość, w której obok domów jednorodzinnych działa wiele małych firm usługowych, przedszkoli i punktów handlowych. Pytania, które od nich słyszymy, dotyczą przede wszystkim danych pracowników i dzieci.
Pracodawca prowadzący rekrutację chce wiedzieć, jak długo może trzymać CV kandydatów i co wpisać w ogłoszeniu. Prywatne przedszkole pyta, czy może publikować zdjęcia z zajęć w mediach społecznościowych i jaką zgodę zebrać od rodziców. Właściciel salonu kosmetycznego chce prowadzić karty klientek, w których zapisuje uczulenia i przeciwwskazania.
Trafiają do nas także sytuacje konfliktowe: były pracownik żąda usunięcia swoich danych, rodzic skarży się do Prezesa UODO albo w grupie komunikatora ktoś udostępnił listę z adresami i numerami telefonów.
Wdrożenie RODO krok po kroku i reakcja na naruszenie
Pracę dzielimy na trzy etapy. Najpierw spisujemy, jakie dane i w jakim celu przetwarza dany podmiot, czy to sklep, gabinet, biuro, czy szkoła. Potem przygotowujemy dokumenty: rejestr czynności przetwarzania, klauzule informacyjne, umowy powierzenia z dostawcami i politykę prywatności strony. Na końcu krótko szkolimy osoby, które na co dzień mają kontakt z danymi.
Gdy zdarzy się naruszenie, na przykład ktoś wyśle maila z listą dzieci do niewłaściwych rodziców, trzeba ocenić ryzyko. Jeżeli występuje, zgłoszenie do Prezesa UODO składa się co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia (art. 33 RODO). Za poważne uchybienia grożą kary do 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO), choć w małych podmiotach wymiar jest zwykle znacznie niższy.
Banino, 13 km od kancelarii: spotkanie albo praca zdalna
Kancelaria mieści się w Gdańsku przy al. Grunwaldzkiej, ok. 13 km w linii prostej od Banina. Część klientów wybiera spotkanie na miejscu w Gdańsku, bo łatwiej wtedy przejrzeć papierowe teczki z umowami i formularzami zgód. Inni wolą pracować zdalnie i to również działa dobrze.
Przy wdrożeniu umawiamy jedną lub dwie rozmowy wideo, a resztę ustaleń prowadzimy mailowo. Gotowe dokumenty dostają Państwo w edytowalnej wersji, żeby można je było samodzielnie aktualizować.
Jeżeli sprawa przeradza się w spór, pisma do Prezesa UODO i do sądu przygotowujemy my. Na rozprawy przed Sądem Okręgowym w Gdańsku chodzi adwokat Jan Suchanek lub adwokat Jakub Stramski, a Państwo stawiają się tylko wtedy, gdy sąd wezwie kogoś osobiście.
Jak zacząć: dokumenty i kontakt z kancelarią
Przed pierwszą rozmową warto zebrać:
- wzory dokumentów, które klienci lub rodzice już podpisują,
- treść ogłoszeń rekrutacyjnych i informacje, gdzie trafiają przesłane CV,
- listę firm zewnętrznych z dostępem do danych, na przykład księgowość czy dostawca systemu rezerwacji,
- zrzuty ekranu strony internetowej z formularzami,
- korespondencję z osobą lub urzędem, jeżeli sprawa jest już sporna.
Skontaktować się można telefonicznie albo mailowo. W odpowiedzi proponujemy termin i formę pierwszej rozmowy, a przy pilnym naruszeniu danych staramy się oddzwonić tego samego dnia.
Z podobnymi sprawami zgłaszają się do nas także firmy z sąsiednich miejscowości: Tuchom, Chwaszczyno, Żukowo, Przodkowo i Bojano.