Z jakimi sprawami dotyczącymi danych zgłaszają się klienci z Ornety
Orneta jest niewielkim miastem w powiecie lidzbarskim, w województwie warmińsko-mazurskim. Klienci z Ornety to najczęściej lokalne sklepy, gabinety, warsztaty i podmioty zarządzające budynkami mieszkalnymi.
Spółdzielnia albo wspólnota pyta, czy może przekazać listę mieszkańców firmie, która odczytuje liczniki, i jak informować o zaległościach, by nie ujawniać ich sąsiadom. Gabinet stomatologiczny chce wiedzieć, jak długo przechowywać zdjęcia rentgenowskie i komu może je wydać. Sklep z elektroniką zbiera dane przy naprawach gwarancyjnych i nie wie, co z nimi zrobić po wydaniu sprzętu.
Bywają też sprawy po incydencie: włamanie do komputera w biurze spółdzielni, zgubione klucze do szafy z dokumentami albo skarga mieszkańca do Prezesa UODO.
RODO w spółdzielni, gabinecie i sklepie oraz obowiązki po naruszeniu
Zaczynamy od ustalenia, kto jest administratorem danych, a kto przetwarza je na jego zlecenie. Ma to znaczenie zwłaszcza we wspólnotach i spółdzielniach, które korzystają z zarządców i firm zewnętrznych. Następnie przygotowujemy rejestr czynności przetwarzania, klauzule informacyjne, umowy powierzenia i zasady przechowywania dokumentów. W gabinetach dochodzą upoważnienia dla personelu, w sklepach polityka prywatności i zasady obsługi reklamacji.
Naruszenie, które może powodować ryzyko dla osób, trzeba zgłosić Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO). Przygotowujemy zgłoszenie i pomagamy zawiadomić osoby, których dotyczy.
Roszczenia z naruszenia przepisów o ochronie danych rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy. Dla podmiotów z Ornety będzie to zazwyczaj Sąd Okręgowy w Olsztynie.
Ponad 100 km od kancelarii: jak prowadzimy sprawy z Ornety
Orneta leży ok. 105 km w linii prostej od kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku. Przy takiej odległości pracujemy przede wszystkim zdalnie i jest to dla klientów wygodne. Rozmowy prowadzimy przez telefon lub wideo, a dokumenty wymieniamy mailem.
Wzory dokumentów przesyłamy razem z krótkim komentarzem, jak je wprowadzić w życie, na przykład kto podpisuje upoważnienia i gdzie wywiesić klauzulę. Jeśli zarząd spółdzielni chce omówić sprawę wspólnie, organizujemy rozmowę wideo z kilkoma osobami.
Kto woli spotkanie, może przyjechać do kancelarii w Gdańsku. W procesie przed sądem w Olsztynie na rozprawy dojeżdża adwokat Jan Suchanek lub adwokat Jakub Stramski, a klient stawia się tylko wtedy, gdy wymaga tego sąd.
Dokumenty na początek i kontakt z kancelarią
Na pierwszą rozmowę przydadzą się:
- statut spółdzielni lub uchwała o wyborze zarządcy wspólnoty, jeśli sprawa ich dotyczy,
- umowy z firmami zewnętrznymi, które mają dostęp do danych mieszkańców lub klientów,
- obecne klauzule i formularze,
- informacja, gdzie i jak przechowywane są dokumenty papierowe,
- przy naruszeniu: opis zdarzenia, data jego stwierdzenia i lista rodzajów danych, których dotyczy.
Kontakt jest możliwy telefonicznie lub mailowo. Przy naruszeniu prosimy o telefon, bo liczy się każda godzina. Wspólnota lub spółdzielnia może wyznaczyć jedną osobę do kontaktu z nami, co upraszcza ustalenia.
Prowadzimy także sprawy podmiotów z miejscowości takich jak Morąg, Lidzbark Warmiński, Pasłęk, Braniewo i Frombork.