Jakie problemy z danymi osobowymi mają firmy z Wałcza
Wałcz jest gminą miejską i siedzibą powiatu wałeckiego w województwie zachodniopomorskim. Z tego miasta zgłaszają się do nas pracodawcy, firmy usługowe i handlowe, gabinety oraz zarządcy nieruchomości.
Oto kilka sytuacji, z którymi przychodzą:
- firma przeszła na nowy program do fakturowania i nie wie, czy potrzebuje nowej umowy powierzenia,
- zarządca wspólnoty dostał od mieszkańca żądanie wglądu w nagrania z kamery na klatce,
- gabinet chce wysyłać pacjentom przypomnienia SMS o wizytach,
- pracodawca planuje wprowadzić kontrolę wejść kartą lub odciskiem palca,
- szkoła językowa przechowuje dane kursantów sprzed wielu lat.
W każdej z tych spraw odpowiedź zależy od celu przetwarzania i podstawy prawnej. Wyjaśniamy ją w prostych słowach i proponujemy konkretne zmiany w dokumentach.
Wdrożenie RODO w podmiotach z Wałcza i reakcja na naruszenie
Wdrożenie oznacza dla nas opisanie rzeczywistego obiegu danych i przygotowanie dokumentów, które da się stosować. U sklepu będą to klauzule i polityka prywatności, u gabinetu zasady dostępu do dokumentacji, u szkoły zgody rodziców, u wspólnoty zasady udostępniania danych i nagrań. Każdy podmiot dostaje rejestr czynności przetwarzania i umowy powierzenia.
Przy incydencie, na przykład kradzieży służbowego laptopa, pomagamy ustalić, czy zdarzenie może powodować ryzyko dla osób. Jeśli tak, zgłoszenie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych trzeba złożyć co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO).
Roszczenia wynikające z naruszenia przepisów o ochronie danych rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy (art. 17 pkt 4⁵ k.p.c.). Dla firm z tego terenu będzie to zazwyczaj Sąd Okręgowy w Koszalinie.
Współpraca na odległość około 185 km
Kancelaria mieści się przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku, około 185 km w linii prostej od Wałcza. Sprawy klientów z tego miasta prowadzimy zdalnie od pierwszej rozmowy do ostatecznej wersji dokumentów.
Kontaktujemy się telefonicznie albo przez wideo, dokumenty wymieniamy mailem. Przy większym wdrożeniu proponujemy dwie lub trzy rozmowy z udziałem osób, które znają systemy firmy. Jeżeli klient chce spotkać się osobiście, umawiamy termin w kancelarii w Gdańsku.
W postępowaniu przed Prezesem UODO reprezentujemy klienta pisemnie, więc odległość nie ma tu znaczenia. Gdy dojdzie do sporu przed Sądem Okręgowym w Koszalinie, na rozprawy dojeżdża adwokat Jan Suchanek lub Jakub Stramski, a klient jest na bieżąco informowany o przebiegu sprawy.
Od czego zacząć w swojej sprawie
Zanim się skontaktujesz, zbierz dokumenty związane z przetwarzaniem danych w firmie: umowy z dostawcami programów i usług, klauzule, politykę prywatności, regulamin monitoringu, a jeśli jesteś pracodawcą, także wzory dokumentów kadrowych.
W sprawie pilnej przygotuj:
- pismo z UODO, wezwanie lub żądanie osoby, z datą doręczenia,
- opis incydentu z godziną jego wykrycia,
- informację, jakich danych i ilu osób dotyczy.
Zadzwoń albo napisz maila. Odpowiemy z propozycją rozmowy i wstępnym zakresem pracy, a przy incydencie od razu omówimy, czy potrzebne jest zgłoszenie. Prowadzimy także sprawy firm z miejscowości Szczecinek, Drawsko Pomorskie, Łobez, Choszczno i Świdwin.