Jakie sprawy z ochrony danych prowadzimy dla Redy
Reda jest gminą miejską w powiecie wejherowskim; najbliższe miasta to Rumia (4 km) i Wejherowo (7 km). Z ochroną danych osobowych mają tu do czynienia zarówno przedsiębiorcy, jak i szkoły czy wspólnoty mieszkaniowe.
Sprawy, które najczęściej trafiają do kancelarii w tym zakresie:
- wdrożenie RODO w nowej firmie: rejestr, klauzule, polityka prywatności,
- przegląd umów z dostawcami usług, którzy przetwarzają dane w imieniu firmy,
- monitoring w sklepie, na parkingu lub w budynku wspólnoty,
- obsługa żądań klientów, na przykład o dostęp do danych lub ich usunięcie,
- ocena incydentu i zgłoszenie naruszenia do Prezesa UODO,
- odpowiedź na skargę złożoną do UODO,
- roszczenia o zadośćuczynienie za ujawnienie danych, gdy firma jest stroną pozwaną albo gdy to klient chce dochodzić swoich praw.
Wdrażanie RODO w sklepach, gabinetach i wspólnotach oraz postępowanie po naruszeniu
Inaczej podchodzimy do sklepu, inaczej do gabinetu, a jeszcze inaczej do wspólnoty mieszkaniowej. Sklep przetwarza głównie dane klientów i nagrania z kamer, gabinet dane o zdrowiu, wspólnota dane właścicieli i ich zaległości. Dlatego zaczynamy od opisu tego, co faktycznie się dzieje, a dopiero potem przygotowujemy dokumenty.
Jeśli doszło do naruszenia, administrator musi ocenić, czy zdarzenie może powodować ryzyko dla osób. Wtedy zgłasza je Prezesowi UODO, co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Pomagamy napisać zgłoszenie i zdecydować, czy trzeba zawiadomić same osoby. Prezes UODO może nałożyć karę do 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO). O roszczeniach za naruszenie ochrony danych orzeka w pierwszej instancji sąd okręgowy, dla Redy Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Około 30 km od kancelarii: spotkanie, telefon albo wideo
Z Redy do kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku jest około 30 km w linii prostej. Pierwszą rozmowę możemy odbyć w kancelarii, ale wiele firm woli zacząć od telefonu lub wideo i umówić spotkanie dopiero, gdy jest gotowy projekt dokumentów.
Dokumenty wymieniamy mailem. Pracujemy na Waszych plikach, nanosimy zmiany i odsyłamy z wyjaśnieniem, dlaczego coś trzeba poprawić. Jeśli audyt wymaga obejrzenia miejsca, przyjeżdżamy.
W sprawie przed Prezesem UODO występujemy jako pełnomocnicy i prowadzimy całą korespondencję. Gdy sprawa trafia do Sądu Okręgowego w Gdańsku, adwokat prowadzący sprawę stawia się na rozprawach, a Wy przyjeżdżacie tylko wtedy, gdy sąd chce Was przesłuchać.
Pierwsze kroki i dokumenty do zebrania
Zanim zadzwonicie, zastanówcie się, jaki jest główny problem: brak dokumentacji, konkretna umowa, incydent czy spór. To pozwoli od razu skupić się na tym, co pilne.
Przydadzą się:
- dokumenty RODO, które firma już ma,
- umowy z dostawcami usług IT, księgowymi, agencjami marketingowymi,
- informacja o kamerach, nagrywaniu rozmów, lokalizacji aut,
- przy incydencie: kiedy został stwierdzony, czego dotyczy, ilu osób,
- pisma z Urzędu Ochrony Danych Osobowych albo od osoby, która domaga się zapłaty.
Najprościej skontaktować się telefonicznie lub mailowo. Sprawy RODO prowadzimy też dla firm i instytucji z miejscowości Rumia, Łężyce, Połchowo, Bieszkowice i Wejherowo.