Najem krótkoterminowy w Rewalu: kto odpowiada za dane
W nadmorskich gminach popularny jest model, w którym właściciel apartamentu powierza go firmie zarządzającej najmem. Firma przyjmuje rezerwacje, kontaktuje się z gośćmi, wydaje klucze, czasem obsługuje kilkadziesiąt lokali. Pojawia się pytanie, kto jest administratorem danych gości i jakie umowy trzeba zawrzeć.
Sprawy, z którymi przychodzą osoby z Rewala:
- firma zarządzająca chce uporządkować umowy z właścicielami apartamentów,
- właściciel pyta, czy może otrzymywać od zarządcy pełne dane swoich gości,
- recepcja przechowuje zdjęcia dowodów osobistych w telefonie służbowym,
- gość złożył skargę, bo dostał SMS z ofertą po pobycie,
- system zamków elektronicznych zapisuje godziny wejść.
Obsługujemy też lokale gastronomiczne, sklepy i inne firmy z tej okolicy.
Dokumenty dla zarządcy najmu i postępowanie przy incydencie
Zaczynamy od ustalenia ról: kto decyduje o celach przetwarzania danych gości, a kto działa na czyjeś zlecenie. Od tego zależy, czy między zarządcą a właścicielem potrzebna jest umowa powierzenia, czy inne uregulowanie. Następnie przygotowujemy klauzulę dla gości, rejestr czynności przetwarzania, politykę prywatności, zasady przechowywania kopii dokumentów i danych z zamków elektronicznych oraz umowy z dostawcami systemów. Te same kroki, w mniejszej skali, stosujemy w sklepach, gabinetach i wspólnotach.
Przejęcie konta w systemie rezerwacyjnym czy wysłanie danych gościa do niewłaściwego właściciela może być naruszeniem powodującym ryzyko dla osób. Zgłasza się je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO).
Roszczenia gości rozpoznaje sąd okręgowy (art. 17 pkt 4⁵ k.p.c.); przy firmie z powiatu gryfickiego zwykle Sąd Okręgowy w Szczecinie.
Ok. 235 km do Gdańska: współpraca zdalna
Rewal leży ok. 235 km w linii prostej od kancelarii przy al. Grunwaldzkiej 87/91 w Gdańsku. Przy takiej odległości całą pracę prowadzimy zdalnie. Pierwsza rozmowa wideo pozwala nam zrozumieć model działania firmy, potem przesyłają Państwo mailem umowy z właścicielami, regulaminy i opis systemów.
Odsyłamy projekty umów i klauzul z zaznaczonymi zmianami. Zarządcom obsługującym wielu właścicieli przygotowujemy jeden wzór, który można stosować przy każdym nowym apartamencie.
Jeśli chcą Państwo spotkać się osobiście, możliwe jest spotkanie w kancelarii w Gdańsku. W postępowaniu przed Prezesem UODO działamy jako pełnomocnicy. Przed Sądem Okręgowym w Szczecinie występują adwokaci Jan Suchanek lub Jakub Stramski, a terminy rozpraw ustalamy z Państwem z wyprzedzeniem.
Od czego zacząć: umowy i systemy
Do pierwszej rozmowy prosimy przygotować:
- wzór umowy z właścicielem apartamentu,
- regulamin pobytu i treść potwierdzenia rezerwacji,
- listę systemów: rezerwacje, płatności, zamki elektroniczne, komunikacja z gośćmi,
- informację, jakie dane gości przekazują Państwo właścicielom,
- przy skardze lub incydencie: korespondencję i opis zdarzenia z datą.
Kontakt telefoniczny lub mailowy wystarczy, żeby ustalić zakres pracy. Prosimy podać liczbę obsługiwanych lokali, bo od niej zależy, jak rozbudowana powinna być dokumentacja. Najlepiej zająć się tym przed sezonem. Właściciele pojedynczych apartamentów mogą skorzystać z krótszego zestawu dokumentów. Pomagamy też firmom z miejscowości Niechorze, Pobierowo, Dziwnów, Kamień Pomorski i Gryfice.