Sprawy z zakresu ochrony danych, z którymi przychodzą firmy z Elbląga
Elbląg jest miastem na prawach powiatu, więc trafiają do nas zarówno małe firmy, jak i podmioty zatrudniające wielu pracowników. W większych organizacjach problemem rzadko jest brak dokumentów, częściej to, że dokumentacja nie odpowiada rzeczywistości.
Typowe sytuacje to:
- audyt przed zmianą systemu kadrowego albo wejściem nowego wspólnika,
- monitoring hali produkcyjnej, magazynu czy biura,
- dostęp do poczty służbowej po odejściu pracownika,
- wyznaczenie inspektora ochrony danych i określenie jego zadań,
- wezwanie od Prezesa UODO do złożenia wyjaśnień po skardze,
- pozew byłego pracownika lub klienta o naruszenie jego danych.
W mniejszych podmiotach, takich jak sklepy, gabinety czy wspólnoty, pytania są prostsze, ale schemat pracy podobny: najpierw ustalamy fakty, potem dobieramy dokumenty.
Audyt i wdrożenie RODO w Elblągu, a gdy dojdzie do naruszenia
Audyt polega na porównaniu tego, co jest w dokumentach, z tym, co dzieje się w firmie. Rozmawiamy z osobami z kadr, księgowości, sprzedaży i IT, sprawdzamy rejestr czynności przetwarzania, umowy powierzenia, upoważnienia i procedury. Efektem jest lista zmian i projekty brakujących dokumentów.
Przy naruszeniu ochrony danych, które może powodować ryzyko dla osób, zgłoszenie do Prezesa UODO składa się co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). W dużej firmie trudno to zrobić bez ustalonej z góry procedury, dlatego przygotowujemy ją w ramach wdrożenia. Górny pułap kar to 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO).
Pozew o roszczenia z naruszenia przepisów o ochronie danych rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy. Który, zależy od okoliczności, zwłaszcza od siedziby pozwanego. Gdy pozwana firma działa w Elblągu, będzie to zwykle Sąd Okręgowy w Elblągu.
Współpraca z Elblągiem przy odległości 55 km
Z Elbląga do kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku jest ok. 55 km w linii prostej. Przy audycie w większej firmie możemy umówić spotkanie z zarządem w kancelarii w Gdańsku, a rozmowy z poszczególnymi działami przeprowadzić przez wideo, co oszczędza czas pracowników.
Dokumenty wymieniamy mailem, a bardziej wrażliwe materiały, na przykład wyciągi z akt osobowych, prosimy przesyłać w zaszyfrowanych plikach. Projekty przygotowujemy w wersji, którą da się wprowadzić zarządzeniem lub uchwałą.
W postępowaniu przed Prezesem UODO prowadzimy korespondencję jako pełnomocnicy firmy. Jeżeli sprawa trafi do sądu w Elblągu, na rozprawy dojeżdża adwokat Jan Suchanek lub adwokat Jakub Stramski. Termin rozprawy uzgadniamy z klientem z wyprzedzeniem.
Pierwsze kroki: jakie dokumenty przygotować
W zależności od sprawy przydadzą się:
- obecna polityka ochrony danych, rejestr czynności przetwarzania i wzory upoważnień,
- lista systemów informatycznych i ich dostawców wraz z umowami powierzenia,
- regulamin pracy w części dotyczącej monitoringu i poczty służbowej,
- informacja o inspektorze ochrony danych, jeśli został wyznaczony,
- w sprawie spornej: skarga, wezwanie z Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub odpis pozwu.
Kontakt jest możliwy telefonicznie lub mailowo. Przy pozwie prosimy podać datę jego doręczenia, a przy naruszeniu danych moment jego stwierdzenia, bo od tego liczymy terminy.
Prowadzimy także sprawy firm z miejscowości takich jak Nowy Dwór Gdański, Pasłęk, Krynica Morska, Stegna i Malbork.