RODO w Pobierowie: dane gości, klientów i pracowników
Pobierowo leży w gminie wiejskiej Rewal, w powiecie gryfickim. Jeśli prowadzicie tu działalność, na przykład wynajem pokoi, sklep, punkt usługowy czy lokal gastronomiczny, przetwarzacie dane osobowe każdego dnia.
Najczęstsze wątpliwości przedsiębiorców z nadmorskich miejscowości:
Czy mogę prosić gościa o skan dowodu osobistego przy rezerwacji? Zwykle nie ma do tego podstawy, ale trzeba to ocenić w konkretnej sytuacji.
Jak długo przechowywać dane z rezerwacji i faktur? To zależy od celu i obowiązków wynikających z innych przepisów.
Czy portal rezerwacyjny lub system płatności wymaga umowy powierzenia? Najpierw ustalamy, jaką rolę pełni dany podmiot.
Co z danymi pracowników sezonowych po zakończeniu sezonu? Część dokumentów trzeba przechowywać, część można usunąć.
Gość złożył skargę do Prezesa UODO. Co teraz? Przygotowujemy odpowiedź i zbieramy dowody.
Jak przygotowujemy dokumenty i co robić przy wycieku
Wdrożenie RODO w obiekcie noclegowym, sklepie, gabinecie, biurze czy wspólnocie zaczynamy od opisu, jakie dane zbieracie i komu je przekazujecie. Potem przygotowujemy klauzule dla gości i pracowników, rejestr czynności przetwarzania, umowy powierzenia, regulamin monitoringu i politykę prywatności strony.
Naruszenie może polegać na przejęciu konta w portalu rezerwacyjnym, wysłaniu potwierdzenia rezerwacji do niewłaściwej osoby albo utracie telefonu z danymi gości. Jeśli zdarzenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO). Kary pieniężne za naruszenie przepisów mogą wynieść do 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO).
Pozew o roszczenia za naruszenie ochrony danych rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy; dla podmiotów z Pobierowa zwykle Sąd Okręgowy w Szczecinie.
240 km do kancelarii: rozmowy w terminach poza sezonem
Z Pobierowa do naszej kancelarii w Gdańsku jest około 240 km w linii prostej. Współpraca odbywa się więc zdalnie, a terminy rozmów ustalamy tak, by nie kolidowały z najbardziej pracowitym okresem. Dokumentację najlepiej przygotować przed sezonem.
Przesyłacie mailem formularze, regulaminy i umowy. My przygotowujemy projekty, a potem omawiamy je przez telefon lub wideo. Pełnomocnictwo można odesłać pocztą.
Postępowanie przed Prezesem UODO prowadzimy pisemnie, bez potrzeby wyjazdów. W razie procesu przed Sądem Okręgowym w Szczecinie na rozprawy dojeżdża adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski. Waszej obecności wymaga tylko termin, na który sąd wezwie Was osobiście. Jeśli będziecie w Gdańsku, możemy spotkać się w kancelarii przy al. Grunwaldzkiej.
Pierwsze kroki: lista dokumentów
Na początek przygotujcie:
- formularz rezerwacji i treść wiadomości wysyłanych gościom,
- regulamin obiektu lub usług,
- umowy z portalami rezerwacyjnymi, dostawcą systemu płatności, księgową,
- dokumenty, które zbieracie od pracowników sezonowych,
- informacje o monitoringu: rozmieszczenie kamer, okres przechowywania nagrań,
- przy naruszeniu: datę i godzinę jego stwierdzenia oraz opis zdarzenia.
Napiszcie maila albo zadzwońcie. Gdy któregoś dokumentu brakuje, opiszcie po prostu, jak przebiega rezerwacja i pobyt gościa, a na tej podstawie przygotujemy brakujące elementy. Jeśli sprawa dotyczy naruszenia, zadzwońcie od razu, bo czas na zgłoszenie jest krótki. Sprawy z zakresu ochrony danych prowadzimy także dla podmiotów z miejscowości Rewal, Niechorze, Dziwnów, Kamień Pomorski i Gryfice.