RODO w Połchowie: sytuacje, z którymi się zgłaszacie
Połchowo leży w gminie wiejskiej Puck, w powiecie puckim. Firmy z tak niewielkich miejscowości często uważają, że RODO dotyczy tylko dużych przedsiębiorstw. To nieprawda: przepisy obowiązują każdego, kto przetwarza dane osobowe w działalności gospodarczej.
Kilka przykładów, które dobrze pokazują zakres spraw:
Firma usługowa zbiera numery telefonów i adresy klientów, wysyła im przypomnienia SMS i nie ma żadnej klauzuli informacyjnej.
Pracodawca zatrudnia kilka osób sezonowo i nie wie, jakie dokumenty może przechowywać po zakończeniu umowy.
Wynajmujący pokoje prosi gości o skan dowodu osobistego i nie wie, czy w ogóle może to robić.
Przedsiębiorca dostał pismo od Prezesa UODO po skardze byłego klienta.
Jak przygotowujemy dokumenty i co robimy przy naruszeniu
W mniejszej firmie zaczynamy od prostych pytań: jakie dane zbieracie, po co, gdzie je trzymacie i kto poza Wami ma do nich dostęp. Odpowiedzi pozwalają przygotować rejestr czynności przetwarzania, klauzule dla klientów i pracowników oraz umowy powierzenia z księgową czy firmą informatyczną. Inny zestaw dokumentów przygotujemy dla sklepu, inny dla gabinetu, szkoły czy wspólnoty.
Naruszenie ochrony danych to na przykład kradzież telefonu z listą klientów albo wysłanie faktur do niewłaściwych adresatów. Gdy zdarzenie może powodować ryzyko dla osób, trzeba zgłosić je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Za naruszenia przepisów grożą kary do 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO). Jeśli ktoś pozwie firmę o odszkodowanie, sprawę w pierwszej instancji rozpozna Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Współpraca z Połchowa: 35 km do kancelarii
Do kancelarii w Gdańsku jest z Połchowa około 35 km w linii prostej. Dlatego proponujemy, żeby sprawy RODO prowadzić w dużej mierze zdalnie. To dobrze się sprawdza, bo praca polega głównie na analizie dokumentów i rozmowie.
Zwykle wygląda to tak:
- krótka rozmowa telefoniczna, w której opisujecie sytuację,
- przesłanie dokumentów mailem,
- rozmowa wideo nad projektem dokumentacji,
- poprawki i wersja końcowa.
Jeśli wolicie spotkać się osobiście, umawiamy się w kancelarii przy al. Grunwaldzkiej albo przyjeżdżamy do firmy, gdy trzeba coś obejrzeć na miejscu. Przed Prezesem UODO działamy pisemnie, a w sądzie okręgowym na rozprawy przychodzi adwokat prowadzący sprawę.
Co warto mieć pod ręką na początku
Na pierwszą rozmowę przygotujcie, co się da:
- opis, kogo dotyczą dane: klienci, goście, pracownicy, dzieci,
- formularze, regulaminy i klauzule, z których korzystacie,
- umowy z biurem rachunkowym, informatykiem, dostawcą systemu rezerwacji,
- informację o monitoringu,
- jeśli było naruszenie: datę i godzinę jego stwierdzenia oraz krótki opis.
Napiszcie do nas maila albo zadzwońcie. Nie musicie z góry wiedzieć, jakich dokumentów potrzebujecie; po rozmowie przedstawimy zakres prac. Przy incydencie lepszy jest telefon, bo termin na zgłoszenie mija szybko, a część ustaleń trzeba zrobić jeszcze przed jego upływem. Z zakresu ochrony danych prowadzimy też sprawy dla podmiotów z miejscowości Mrzezino, Żelistrzewo, Reda, Leśniewo i Puck.