Jakie podmioty z Pucka zwracają się do nas w sprawach RODO
Puck jest siedzibą powiatu puckiego, więc oprócz sklepów i firm usługowych działa tu sporo instytucji, które przetwarzają dane wielu osób. Ich pytania różnią się od siebie.
- Szkoła lub przedszkole: dane uczniów i rodziców, dziennik elektroniczny, zdjęcia z uroczystości, wycieczki.
- Przychodnia, gabinet stomatologiczny czy fizjoterapeutyczny: dokumentacja zdrowotna, rejestracja telefoniczna, przekazywanie wyników.
- Stowarzyszenie lub klub sportowy: listy członków, zgody rodziców zawodników, publikacja wyników zawodów.
- Firma zatrudniająca pracowników: akta osobowe, rekrutacja, monitoring.
- Wspólnota mieszkaniowa: lista właścicieli, zaległości, kamery na klatkach.
Wspólne dla nich jest to, że błąd jednej osoby, na przykład wysłanie maila do niewłaściwych odbiorców, może dotyczyć setek ludzi naraz.
Wdrożenie ochrony danych w instytucji i firmie oraz reakcja na naruszenie
W większym podmiocie pracę zaczynamy od mapy przetwarzania: kto w jakim dziale korzysta z jakich danych i w jakim systemie. Na tej podstawie powstaje rejestr czynności przetwarzania, upoważnienia dla pracowników, klauzule informacyjne i umowy powierzenia, na przykład z dostawcą dziennika elektronicznego czy laboratorium. Doradzamy też przy wyborze inspektora ochrony danych i jego zadaniach.
Naruszenie, które może powodować ryzyko dla osób, zgłasza się Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO). Pomagamy ocenić zdarzenie i przygotować zgłoszenie. Kary pieniężne mogą sięgać 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 RODO).
Osoba, której dane naruszono, może wystąpić z pozwem. Taką sprawę rozpoznaje w pierwszej instancji sąd okręgowy, dla podmiotów z Pucka zwykle Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Puck i Gdańsk dzieli 40 km: zasady współpracy
Z Pucka do kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku jest ok. 40 km w linii prostej. Przy wdrożeniu w szkole czy przychodni zwykle umawiamy jedno spotkanie w kancelarii w Gdańsku albo rozmowę wideo z dyrektorem i osobą odpowiedzialną za dane, a dalsze ustalenia prowadzimy mailowo.
Projekty dokumentów przesyłamy w wersji edytowalnej, tak by można je było przyjąć zarządzeniem dyrektora albo uchwałą zarządu. Gdy pojawiają się pytania pracowników, odpowiadamy na nie na bieżąco.
W postępowaniu przed Prezesem UODO przygotowujemy wyjaśnienia i stanowisko podmiotu. W sporze sądowym reprezentuje go adwokat Jan Suchanek lub adwokat Jakub Stramski, a dojazd na rozprawę do Gdańska bierzemy na siebie.
Pierwsze kroki dla szkoły, przychodni lub firmy z Pucka
Do pierwszej rozmowy prosimy przygotować:
- schemat organizacyjny lub listę działów i stanowisk z dostępem do danych,
- obecną dokumentację ochrony danych, jeśli istnieje,
- umowy z dostawcami systemów informatycznych,
- informację, czy wyznaczono inspektora ochrony danych,
- przy naruszeniu: krótką notatkę o zdarzeniu z datą i godziną jego stwierdzenia.
Kontaktować się można telefonicznie lub mailowo. Termin pierwszej rozmowy ustalamy od razu, a w sprawie naruszenia staramy się odezwać jeszcze tego samego dnia. Jeżeli w szkole lub przychodni działa inspektor ochrony danych, dobrze, by uczestniczył w pierwszej rozmowie, bo zna obieg dokumentów najlepiej.
Prowadzimy też sprawy podmiotów z okolicy, w tym z miejscowości Swarzewo, Żelistrzewo, Leśniewo, Starzyno i Władysławowo.