Łężyce: pracodawcy, warsztaty i firmy transportowe pytają o RODO
Łężyce leżą w wiejskiej gminie Wejherowo, kilka kilometrów od Rumi i Redy. Dużą część naszych spraw z tej okolicy stanowią pytania pracodawców, którzy zatrudniają kilka lub kilkanaście osób i chcą mieć porządek w danych kadrowych.
Przykładowe sytuacje:
- właściciel firmy przewozowej montuje lokalizatory GPS w autach i nie wie, jak poinformować kierowców,
- warsztat samochodowy chce mieć kamery na hali i przy bramie,
- pracodawca przechowuje teczki osobowe w szafie bez zamka,
- były pracownik pisze, że firma wciąż publikuje jego zdjęcie na stronie internetowej,
- klientka twierdzi, że dostaje SMS-y reklamowe, na które się nie zgodziła.
W każdej z tych spraw najpierw sprawdzamy, na jakiej podstawie firma przetwarza dane i czy ludzie zostali o tym rzetelnie poinformowani.
Porządek z danymi kadrowymi i postępowanie po incydencie
Wdrożenie w firmie zatrudniającej pracowników obejmuje zwykle rejestr czynności przetwarzania, klauzule dla pracowników i kandydatów, zasady monitoringu wizyjnego i lokalizacji pojazdów, upoważnienia oraz umowy powierzenia z biurem kadrowym czy firmą informatyczną. W sklepach i gabinetach z tej okolicy dochodzą do tego polityka prywatności i zgody marketingowe.
Incydentem może być skradziony laptop kadrowej, zgubiona teczka albo przypadkowe udostępnienie listy płac. Jeśli zdarzenie może powodować ryzyko dla pracowników, zgłasza się je Prezesowi UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Pomagamy ustalić, czy zgłoszenie jest wymagane, i je przygotować.
Pracownik lub klient może dochodzić odszkodowania przed sądem. W takich sprawach w pierwszej instancji orzeka sąd okręgowy, dla firm z Łężyc zwykle Sąd Okręgowy w Gdańsku.
25 km do kancelarii: jak prowadzimy sprawy firm z Łężyc
Łężyce dzieli od kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku ok. 25 km w linii prostej. Dla pracodawcy, który sam prowadzi firmę, wygodniejsza bywa rozmowa wideo niż dojazd, dlatego tak zwykle zaczynamy. Kto woli omówić sprawę przy stole, umawia się na spotkanie w kancelarii w Gdańsku.
Dane kadrowe są wrażliwe, więc prosimy, by przesyłać je w zaszyfrowanym archiwum albo tylko w zakresie potrzebnym do oceny. Wzory umów, regulaminów i klauzul wystarczą zwykle w wersji bez danych konkretnych osób.
Gotowe dokumenty dostają Państwo mailem wraz z instrukcją wdrożenia, na przykład jak poinformować kierowców o GPS. W postępowaniu przed Prezesem UODO odpowiadamy na wezwania w imieniu firmy, a w sądzie występuje adwokat Jan Suchanek lub adwokat Jakub Stramski.
Zanim zaczniemy: dokumenty pracodawcy z gminy Wejherowo
Najwięcej powiemy po przejrzeniu tego, czym firma już dysponuje:
- wzór umowy o pracę lub zlecenia i dołączane do nich klauzule,
- regulamin pracy albo zarządzenie o monitoringu i GPS, jeśli zostało wydane,
- umowa z biurem rachunkowym lub kadrowym,
- lista kamer i miejsc, które obejmują,
- przy sporze: pismo pracownika, klienta albo wezwanie z Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Najprościej zadzwonić lub napisać maila z krótkim opisem sprawy. Odpowiadamy z propozycją terminu rozmowy, a jeśli chodzi o wyciek danych, ustalamy najpierw, ile czasu zostało do upływu 72 godzin.
W sprawach dotyczących danych osobowych doradzamy również firmom z miejscowości takich jak Rumia, Bieszkowice, Reda, Kielno i Koleczkowo.