Program, biuro, kontrahent: sprawy z Kopalina
Kopalino leży w gminie Choczewo, w powiecie wejherowskim, tuż przy Lubiatowie. Mała firma stąd zwykle nie ma własnego działu księgowego, więc w KSeF polega na dwóch podmiotach: dostawcy programu do faktur i biurze rachunkowym. Gdy któryś z nich zawiedzie, skutki ponosi przedsiębiorca.
Najczęściej zajmujemy się:
- umową z dostawcą programu, który nie zapewnił wysyłki do KSeF albo przerwał usługę,
- umową z biurem rachunkowym, w której nie określono, kto przesyła faktury i w jakim terminie,
- sporem z kontrahentem, który płaci z opóźnieniem lub kwestionuje fakturę.
Czytamy umowy i regulaminy, ustalamy, gdzie leży błąd, i proponujemy rozwiązanie: aneks, reklamację, żądanie odszkodowania albo pozew o zapłatę.
Awaria, tryb offline i odpowiedzialność za faktury
Faktury w KSeF wystawia się od 1 lutego 2026 r. (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Faktura wystawiona w trybie offline musi trafić do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym (art. 106nda), a przy awarii ogłoszonej komunikatem w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia (art. 106nf ust. 4). Umowa z dostawcą programu i biurem powinna przewidywać, kto pilnuje tych terminów.
Kar pieniężnych do 100% kwoty podatku (art. 106ni ust. 1) w 2026 r. nie stosuje się, a projekt z druku nr 3245 nie jest uchwalony. Za samo niewystawienie faktury w KSeF nie wszczyna się postępowania karnego skarbowego (art. 106ni ust. 4), ale faktura nierzetelna podlega art. 62 k.k.s. Spór z firmą z Kopalina o ponad 100 000 zł rozpozna Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Około 65 km do Gdańska – praca głównie zdalna
Z Kopalina do kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku jest około 65 km w linii prostej. Przy sprawach dotyczących umów z dostawcą programu albo biurem rachunkowym spotkanie nie jest konieczne: umowy, regulaminy i zrzuty ekranu z programu klient przesyła mailem, a omawiamy je przez telefon lub wideo.
Jeśli przedsiębiorca z Kopalina woli rozmowę na miejscu, umawiamy termin w Gdańsku. Sprawę prowadzi adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski: analizuje dokumenty, pisze reklamację lub wezwanie, negocjuje z drugą stroną, a gdy dochodzi do procesu, reprezentuje klienta w sądzie. Pełnomocnictwo można podpisać i odesłać pocztą.
Co przygotować w Kopalinie
Do pierwszej rozmowy przydadzą się:
- umowa z dostawcą programu do faktur oraz regulamin i cennik usługi,
- umowa z biurem rachunkowym i zakres jego uprawnień w KSeF,
- lista faktur, przy których wystąpił problem, z datami wystawienia i przesłania,
- komunikaty o awariach i zgłoszenia do pomocy technicznej,
- przy sporze z kontrahentem: faktura, umowa i korespondencja.
Zrzuty ekranu z komunikatami o błędach zapisz od razu, bo program może je potem nadpisać. Zadzwoń albo napisz maila, a powiemy, które dokumenty są najważniejsze. Prowadzimy sprawy także dla firm z miejscowości Lubiatowo, Choczewo, Sasino, Białogóra i Gniewino.