Faktura w KSeF, a zapłaty brak: typowe sprawy z Chwaszczyna
Chwaszczyno leży w gminie Żukowo, w powiecie kartuskim, tuż za granicą Trójmiasta. Od przedsiębiorców z tej okolicy słyszymy najczęściej o trzech sytuacjach.
Pierwsza: odbiorca nie płaci i pisze, że faktury „nie widział”. Druga: biuro rachunkowe wystawiało faktury w KSeF w imieniu klienta, ale w umowie z biurem nie ma ani słowa o tym, kto odpowiada za pomyłkę w kwocie czy kontrahencie. Trzecia: zleceniodawca chce aneksu, który przerzuca na wykonawcę wszystkie skutki opóźnionej wysyłki faktury.
W każdej z nich zaczynamy od umowy, bo to ona rozstrzyga, kto i za co odpowiada. Dopiero potem patrzymy na samą fakturę i jej historię w systemie.
Terminy i dowody, które warto znać
Najważniejsze daty są trzy. 1 lutego 2026 r. zaczął się obowiązek wystawiania faktur w KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). 31 grudnia 2026 r. kończy się możliwość wystawiania faktur poza systemem przy sprzedaży brutto do 10 000 zł miesięcznie (art. 145m) i przy użyciu kas rejestrujących (art. 145n). 1 stycznia 2027 r. w przelewie między czynnymi podatnikami VAT trzeba podawać numer KSeF faktury (art. 108g).
Kto żąda zapłaty, ten musi wykazać podstawę roszczenia (art. 6 k.c.). Numer KSeF przydzielony fakturze oznacza, że jest ona otrzymana (art. 106na ust. 3). Między przedsiębiorcami odsetki biegną bez wezwania od dnia wymagalności. Kar pieniężnych za faktury poza KSeF w 2026 r. się nie nakłada, ale faktura nierzetelna nadal podlega art. 62 k.k.s. Spór powyżej 100 000 zł z firmą z Chwaszczyna rozpozna w pierwszej instancji Sąd Okręgowy w Gdańsku.
Z Chwaszczyna do al. Grunwaldzkiej
Kancelaria jest w Gdańsku, ok. 13 km w linii prostej od Chwaszczyna. To bliska droga, ale przedsiębiorcy często nie mają czasu na dojazd w ciągu dnia pracy, dlatego pierwszą rozmowę proponujemy też telefonicznie albo wideo.
Umowy, faktury i zrzuty ekranu z KSeF wystarczy przesłać mailem. Sprawę przejmuje adwokat Jakub Stramski albo adwokat Jan Suchanek i prowadzi ją osobiście: przygotowuje wezwanie, aneks czy pozew i odpowiada na pytania klienta. Jeśli potrzebna jest rozmowa z księgową lub biurem rachunkowym, umawiamy ją wspólnie, żeby nie przekazywać informacji przez pośredników.
Na spotkanie w Gdańsku umawiamy się na konkretną godzinę, a dokumenty, które klient przywiezie, kopiujemy na miejscu i oddajemy oryginały.
Co przygotować przed rozmową
Do sprawy o zapłatę faktury potrzebujemy umowy lub zamówienia, faktur z numerami KSeF, potwierdzeń wykonania usługi albo dostawy (protokoły, dokumenty WZ, maile) oraz całej korespondencji z dłużnikiem. Przy sprawie dotyczącej biura rachunkowego lub programu do fakturowania przydaje się umowa z nimi i opis, kto miał dostęp do KSeF w imieniu firmy.
Jeżeli trwa kontrola podatkowa, prosimy o protokół i wszystkie pisma z urzędu. Najprościej napisać przez formularz kontaktowy albo zadzwonić i ustalić termin rozmowy; po przejrzeniu dokumentów adwokat powie, jakie są możliwości i ile może potrwać sprawa.
Obsługujemy także firmy z sąsiedztwa Chwaszczyna, z miejscowości: Tuchom, Bojano, Banino, Kielno i Koleczkowo.