Kołobrzeskie firmy i KSeF: najczęstsze problemy
Kołobrzeg jest siedzibą powiatu kołobrzeskiego. Przedsiębiorcy stąd zgłaszają się do nas najczęściej, gdy coś zawiodło po stronie podmiotu, któremu powierzyli fakturowanie.
Typowy scenariusz: firma z Kołobrzegu zleca obsługę faktur biuru rachunkowemu, które korzysta z programu zewnętrznego dostawcy. W dniu awarii faktury wystawiono offline, ale nikt nie przesłał ich do systemu w terminie. Teraz kontrahent nie płaci, bo nie widzi faktur, a biuro wskazuje na dostawcę programu.
Ustalamy, kto według umów miał obowiązek przesłać faktury i dopilnować terminów. Na tej podstawie kierujemy żądania do właściwego podmiotu. Równolegle zajmujemy się samą należnością: wystawiona faktura musi dotrzeć do KSeF, a kontrahent zapłacić z odsetkami. Przygotowujemy też nowe umowy z biurem i dostawcą.
Terminy przesłania faktur i skutki ich przekroczenia
Faktury wystawia się w KSeF od 1 lutego 2026 r. (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Faktura wystawiona w trybie offline musi trafić do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu (art. 106nda). Przy awarii ogłoszonej komunikatem termin wynosi 7 dni roboczych od jej zakończenia (art. 106nf ust. 4). Fakturę uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF, a za otrzymaną w dniu przydzielenia numeru (art. 106na ust. 1 i 3).
Kar pieniężnych z art. 106ni ust. 1 w 2026 r. nie stosuje się, a projekt z druku nr 3245 nie jest uchwalony. Za samo niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w KSeF nie wszczyna się postępowania karnego skarbowego (art. 106ni ust. 4); faktura nierzetelna podlega art. 62 k.k.s. Spór z firmą z Kołobrzegu o ponad 100 000 zł rozpozna Sąd Okręgowy w Koszalinie.
Około 200 km do kancelarii: sprawa prowadzona zdalnie
Kołobrzeg dzieli od kancelarii przy al. Grunwaldzkiej w Gdańsku około 200 km w linii prostej. Sprawy klientów z Kołobrzegu prowadzimy więc zdalnie. Umowy z biurem i dostawcą, regulaminy, logi z programu i potwierdzenia z KSeF klient przesyła mailem, a ustalenia omawiamy przez telefon albo wideo.
Sprawę prowadzi adwokat Jan Suchanek albo adwokat Jakub Stramski. Pisze reklamacje, wezwania i pozwy, prowadzi negocjacje z biurem lub dostawcą, a w sądzie reprezentuje klienta osobiście lub zdalnie, jeżeli sąd na to pozwala. Gdy przedsiębiorca z Kołobrzegu jest w Trójmieście, możemy spotkać się w Gdańsku.
Od czego zacząć w Kołobrzegu
Zbierz i prześlij:
- umowę z biurem rachunkowym i ewentualne pełnomocnictwa w KSeF,
- umowę lub regulamin dostawcy programu do faktur,
- listę faktur wystawionych offline z datami wystawienia i przesłania do systemu,
- komunikat o awarii, jeśli na nią się powołujesz,
- korespondencję z biurem, dostawcą i kontrahentem.
Zabezpiecz od razu dane z programu: eksport faktur, raporty błędów, zrzuty ekranu. Bez nich trudno będzie ustalić, na którym etapie powstało opóźnienie. Zadzwoń albo napisz maila, a powiemy, co dalej i czy najpierw warto rozmawiać z biurem, czy od razu wysłać mu wezwanie. Prowadzimy też sprawy dla firm z miejscowości Ustronie Morskie, Mielno, Białogard, Niechorze i Rewal.