Numer KSeF a spór o doręczenie faktury – co KSeF zmienia w windykacji
W sprawach o zapłatę przez lata powtarzał się ten sam zarzut: dłużnik twierdził, że faktury nie otrzymał, więc termin płatności nie zaczął biec. Krajowy System e-Faktur w dużej mierze odbiera ten argument. Nie rozwiązuje jednak wszystkich problemów i warto rozumieć, gdzie przebiegają jego granice.
Co daje numer KSeF
Każda faktura wystawiona w KSeF otrzymuje numer nadawany przez system. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF, a za otrzymaną – w dniu przydzielenia jej numeru KSeF (art. 106na ust. 1 i 3 ustawy o VAT). Dla nabywcy, który odbiera faktury w KSeF, faktura jest więc „otrzymana”, gdy system nadał jej numer, niezależnie od tego, czy ktoś w jego księgowości ją otworzył. Przepis ten określa datę otrzymania na gruncie VAT; o tym, od kiedy biegnie termin zapłaty, decyduje umowa.
Dla wierzyciela oznacza to prostszy dowód. Zamiast potwierdzeń nadania listów czy logów serwera pocztowego można wskazać numer KSeF i datę jego nadania. W pozwie o zapłatę warto podawać numery KSeF dochodzonych faktur – ułatwia to sądowi i dłużnikowi identyfikację należności.
Gdzie nadal może dojść do sporu
Termin płatności wynika przede wszystkim z umowy. Jeśli umowa stanowi, że zapłata następuje „w terminie 30 dni od doręczenia faktury wraz z protokołem odbioru”, sam numer KSeF nie przesądzi o wymagalności – dłużnik może kwestionować protokół. Dlatego radzimy, by w umowach wprost wiązać początek terminu płatności z datą nadania numeru KSeF.
KSeF nie dowodzi też, że świadczenie zostało wykonane. Faktura to dokument wystawiony przez wierzyciela. Spór o jakość dostawy, wykonanie robót czy zakres usług nadal rozstrzyga się na podstawie umowy, protokołów i korespondencji.
Osobną grupą są odbiorcy spoza systemu, np. konsumenci i część kontrahentów zagranicznych. Tu faktura trafia do nabywcy w uzgodniony sposób, za datę otrzymania uznaje się datę faktycznego otrzymania (art. 106gb ust. 4, art. 106na ust. 4 ustawy o VAT) i dowód doręczenia trzeba zapewnić jak dotychczas.
Numer KSeF w przelewie od 2027 r.
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT płacący przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę z KSeF musi podać jej numer w tytule przelewu (art. 108g ustawy o VAT), także przy płatności podzielonej (art. 108a ust. 3). Przy kilku fakturach może użyć identyfikatora zbiorczego nadawanego przez KSeF, obejmującego co najmniej dwie faktury.
Dla windykacji to istotne. Zmniejsza się liczba sporów o to, na poczet której faktury zaliczyć wpłatę. Gdy dłużnik płaci bez wskazania numeru, zastosowanie mają ogólne zasady zaliczania świadczeń z Kodeksu cywilnego (art. 451 k.c.) oraz ustalenia umowne. Brak numeru może też świadczyć o tym, że kontrahent nie dopełnia obowiązków podatkowych, co dla wierzyciela bywa sygnałem ostrzegawczym.
Korekty i faktury sprzed systemu
Faktury z 2026 r. wystawione poza KSeF koryguje się od 1 stycznia 2027 r. co do zasady w KSeF; korekta zawiera dane faktury pierwotnej, w tym jej numer, ale bez numeru KSeF, którego ta faktura nie ma (art. 106j ust. 2 ustawy o VAT). Przy dochodzeniu należności z okresu przejściowego trzeba więc zestawić dokumenty z obu źródeł i pilnować, by kwota w pozwie uwzględniała korekty.
Co zrobić teraz
- Uzupełnij rejestr należności o numery KSeF i daty ich nadania.
- Przejrzyj umowy pod kątem zapisów wiążących termin płatności z „doręczeniem” faktury i doprecyzuj je aneksem.
- W wezwaniach do zapłaty podawaj numery KSeF faktur.
- Zachowuj protokoły odbioru i korespondencję – KSeF nie zastąpi dowodu wykonania umowy.
- Od stycznia monitoruj, czy wpłaty dłużników zawierają numery KSeF.
Jak możemy pomóc
Prowadzimy windykację przedsądową i sądową należności handlowych, przygotowując materiał dowodowy z uwzględnieniem danych z KSeF. Więcej na stronie windykacja.
Stan prawny na 27 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.