KSeF od 1 stycznia 2027 r. – co zmienić w umowach z kontrahentami
Większość przedsiębiorców wystawia faktury w KSeF od 1 lutego albo od 1 kwietnia 2026 r. Umowy handlowe często jednak nadal mówią o fakturach wysyłanych mailem, w PDF, „na adres wskazany przez zamawiającego”. Od 1 stycznia 2027 r. ta rozbieżność zacznie mieć znaczenie praktyczne – w terminach płatności, w przelewach i w sporach.
Co zmienia się od 2027 r.
Obowiązek KSeF obejmie wtedy najmniejszych podatników, czyli tych, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie (art. 145m ustawy o VAT stosuje się tylko do 31 grudnia 2026 r.). Kończy się też możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących (art. 145n).
Druga zmiana dotyczy płatności. Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę wystawioną w KSeF, musi podać w przelewie numer KSeF tej faktury (art. 108g ustawy o VAT). Dotyczy to również płatności w mechanizmie podzielonej płatności (art. 108a ust. 3). Przy płatności za kilka faktur można posłużyć się identyfikatorem zbiorczym nadawanym przez KSeF, obejmującym co najmniej dwie faktury. Numer KSeF nadaje system.
Według obowiązującej ustawy od 1 stycznia 2027 r. mają być stosowane kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT. Rządowy projekt z 20 października 2026 r. (druk nr 3245) przesuwa ten termin na 1 stycznia 2028 r. Sejm przeprowadził pierwsze czytanie 21 października 2026 r. i skierował projekt do Komisji Finansów Publicznych. To na razie projekt i nie należy na nim budować planów. Projekt nie zmienia terminów samego obowiązku KSeF ani obowiązku podawania numeru KSeF w przelewie.
Zapisy, które najczęściej wymagają zmiany
Sposób doręczenia faktury. Jeżeli umowa przewiduje wysyłkę mailem, warto ją dostosować do tego, że faktura ustrukturyzowana powstaje i jest udostępniana w KSeF. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF, a za otrzymaną – w dniu przydzielenia jej numeru KSeF (art. 106na ust. 1 i 3 ustawy o VAT).
Początek biegu terminu płatności. Zapis „14 dni od dnia doręczenia faktury” bez definicji doręczenia otwiera pole do sporu. Lepiej wprost wskazać, że chodzi o datę nadania numeru KSeF, a dla kontrahentów spoza systemu – o inny, precyzyjnie opisany moment.
Dane do przelewu. Umowa może zobowiązywać płatnika do podawania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego, a wierzycielowi dawać prawo przypisania wpłaty bez takiego oznaczenia do najstarszej faktury. Przy braku wskazania przez dłużnika zastosowanie mają zasady zaliczania wpłat z Kodeksu cywilnego (art. 451 k.c.), ale umowne uregulowanie oszczędza sporów.
Kontrahenci, którzy nie odbierają faktur w KSeF – konsumenci, podmioty zagraniczne – wymagają osobnego zapisu o sposobie przekazania faktury. Ustawa przewiduje, że fakturę udostępnia się im w sposób uzgodniony, a za datę otrzymania uznaje się datę faktycznego otrzymania (art. 106gb ust. 4, art. 106na ust. 4).
Awarie i niedostępność systemu. Umowa powinna przesądzać, jak strony postępują, gdy faktura nie może zostać wystawiona lub pobrana w zwykłym trybie, i od kiedy liczy się wtedy termin płatności.
Korekty. Faktury z 2026 r. wystawione poza KSeF koryguje się od 1 stycznia 2027 r. co do zasady w KSeF; korekta zawiera wtedy dane faktury pierwotnej, w tym jej numer, ale bez numeru KSeF, którego ta faktura nie ma (art. 106j ust. 2). Jeśli w umowie są mechanizmy rabatów lub rozliczeń rocznych, trzeba to uwzględnić w procedurze.
Co zrobić teraz
- Wybierz umowy z największymi kontrahentami i sprawdź zapisy o fakturowaniu, doręczeniu i terminie płatności.
- Przygotuj krótki aneks KSeF albo jednolity zapis do ogólnych warunków współpracy.
- Ustal z działem księgowości, kto i w jaki sposób będzie umieszczał numery KSeF w przelewach od stycznia.
- Zidentyfikuj kontrahentów spoza KSeF i opisz dla nich odrębny sposób przekazywania faktur.
- Sprawdź, czy wzory umów nie odwołują się do faktur z kas fiskalnych.
Jak możemy pomóc
Przeglądamy umowy handlowe i ogólne warunki współpracy pod kątem KSeF i przygotowujemy aneksy. Zakres usług opisujemy na stronie umowy cywilnoprawne. Kwestie stricte podatkowe uzgadniamy z doradcą podatkowym klienta.
Stan prawny na 27 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.