Koniec okresu ochronnego KSeF 31 grudnia 2026 r. – kary pieniężne i ryzyko karne skarbowe przedsiębiorcy

W 2026 r. za naruszenia obowiązków związanych z KSeF nie nakłada się kar pieniężnych z ustawy o VAT – przepisy o tych karach mają wejść w życie dopiero 1 stycznia 2027 r. Ten „okres ochronny” dotyczy jednak tylko kar administracyjnych. Ustawa o VAT wyłącza postępowanie karne skarbowe tylko za samo niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w KSeF albo przesłania jej do systemu w terminie (art. 106ni ust. 4). Nierzetelna albo wadliwa faktura nadal może być podstawą postępowania z Kodeksu karnego skarbowego – także dziś. Koniec roku to dobry moment, żeby uporządkować fakturowanie, zanim do ryzyka karnego skarbowego dojdą kary pieniężne.

Dwa różne rodzaje ryzyka

Trzeba odróżnić dwie ścieżki. Pierwsza to kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT – sankcja administracyjna za naruszenia obowiązków związanych z KSeF, do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez podatku do 18,7% kwoty należności. Według obowiązującej ustawy mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt skierowany do Sejmu 20 października 2026 r. (druk nr 3245, po pierwszym czytaniu 21 października) przesuwa ten termin na 1 stycznia 2028 r. To projekt – do jego uchwalenia i wejścia w życie trzeba przyjąć, że obowiązuje termin z 2027 r.

Druga ścieżka to odpowiedzialność karna skarbowa. Tu nie ma okresu ochronnego, jest tylko wąskie wyłączenie: zgodnie z art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT nie wszczyna się postępowania o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe za to, że podatnik nie wystawił faktury w KSeF albo nie przesłał do systemu w terminie faktury wystawionej w trybie offline lub w czasie awarii (obowiązki z art. 106ga ust. 1, 106nda ust. 2, 106nf ust. 4 i 106nh ust. 2). Nie chroni ono przed odpowiedzialnością za brak faktury w ogóle, fakturę wadliwą albo nierzetelną i posługiwanie się taką fakturą (art. 62 k.k.s.). Szef KAS zapowiadał w styczniu 2026 r., że w tym roku przedsiębiorcy nie będą karani za nieprzystąpienie do KSeF i błędy w jego obsłudze, ale zapowiedź to nie przepis, a projekt z druku nr 3245 dotyczy wyłącznie kar z ustawy o VAT. Odpowiedzialność karną skarbową ponosi osoba fizyczna – właściciel, członek zarządu, główna księgowa, osoba faktycznie zajmująca się sprawami finansowymi – a nie spółka.

Gdzie przedsiębiorcy najczęściej się mylą

W praktyce problem rzadko dotyczy świadomego oszustwa. Częściej to faktura wystawiona poza KSeF, gdy była wymagana w systemie, faktura „równoległa” wysłana mailem z inną treścią, błędna data albo korekta wystawiona w niewłaściwym trybie.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną – w dniu przydzielenia jej w systemie numeru KSeF (art. 106na ustawy o VAT). Dokument przesłany kontrahentowi wcześniej, w PDF, nie zastępuje faktury wystawionej w KSeF. Rozjazd między „fakturą” z maila a fakturą w KSeF to prosta droga do zarzutu nierzetelności.

Osobna sprawa to korekty faktur z 2026 r. wystawionych poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. co do zasady wystawia się je już w KSeF, ze wskazaniem numeru faktury korygowanej. Firmy, które w 2026 r. korzystały z wyjątków, powinny mieć procedurę na tę okoliczność.

Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmie też najmniejszych podatników (sprzedaż fakturowana do 10 tys. zł brutto miesięcznie) i skończy się wystawianie faktur z kas fiskalnych. Dla tych firm koniec okresu przejściowego i wejście w życie kar pieniężnych nakładają się w czasie.

Odpowiedzialność za co

Kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność m.in. za niewystawienie faktury wbrew obowiązkowi, wystawienie jej w sposób wadliwy albo nierzetelny i posługiwanie się fakturą nierzetelną (art. 62 k.k.s.). Gdy błąd zostanie wykryty przez samego przedsiębiorcę, ma znaczenie, czy i jak szybko zostanie skorygowany oraz czy organ został o nim powiadomiony. Instytucja czynnego żalu (art. 16 k.k.s.) pozwala w określonych warunkach uniknąć kary, ale ma ścisłe wymogi formalne – m.in. trzeba uiścić uszczuploną należność – i jest bezskuteczna, gdy organ ma już udokumentowaną wiadomość o czynie albo rozpoczął czynności zmierzające do jego ujawnienia, np. kontrolę.

Co zrobić teraz

• Przejrzyj proces fakturowania: kto wystawia, w jakim trybie, jak wyglądają korekty.
• Zakończ praktykę wysyłania kontrahentom dokumentów, które wyglądają jak faktury, a nie pochodzą z KSeF.
• Wyznacz osobę odpowiedzialną za KSeF i zapisz to w wewnętrznej procedurze.
• Usuń w 2026 r. zaległości i błędy, póki nie grożą za nie kary pieniężne z ustawy o VAT.
• Śledź los projektu z druku nr 3245, ale nie zakładaj, że zostanie uchwalony.

Jak możemy pomóc

Doradzamy przedsiębiorcom i osobom zarządzającym w sprawach karnych skarbowych – od oceny ryzyka i czynnego żalu po obronę w postępowaniu. Zakres: Prawo karne.

Stan prawny na 27 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.